Tijdens één van mijn projecten had ik het genoegen om te werken met een Friese collega. Communicatie was soms wel een beetje een dingetje, want al direct bij de kennismaking had hij zich verontschuldigd dat hij eigenlijk alleen Fries sprak. Hoe moeilijk kan dat zijn, dacht ik optimistisch…
Tot we bij de magazijnverbouwing met een enorm zware plank stonden te zwoegen en hij tegen mij riep: “It kin net!” en ik enthousiast terugriep: “Ja, dat kan nét, het gaat precies passen.” En daarna stortte de boel bijna helemaal in, omdat we elkaar onbewust aan het tegenwerken waren. Wat ging er nu mis?
Net als bij elk project is communicatie van groot belang. Maar zelfs als je communiceert, kan er ergens een spraakverwarring optreden: ik dacht dat m’n collega en ik het eens waren, omdat ik zijn “it kin net” geïnterpreteerd als dat het precies ging passen. Maar mijn collega dacht dat het niet ging lukken en besloot zijn koers (lees: planning) bij te stellen, zonder mij daarover te informeren. Hij dacht dat ik hem wel begrepen had en dat ik ook snapte dat hij wat anders zou gaan doen. Aangezien dat dus niet het geval was, botsten we onbedoeld tegen een stelling aan en hadden we bijna een domino-effect aan omvallende stellingen.
Spraakverwarring
Nu was onze spraakverwarring heel duidelijk, maar in organisaties is dit soms wat minder zichtbaar: sales praat over verkoopomzet, finance over budgetten en supply chain over forecasts. En als ze met elkaar gaan overleggen, dan doen ze dat meestal in euro’s. Maar duizend euro verkoopomzet bij sales is helemaal niet hetzelfde als een forecast van duizend euro. Want een salescollega denkt in omzet per klant of regio, terwijl een supply chain-collega denkt in stuks per artikel (meestal vermenigvuldigd met een kostprijs om te komen tot een bedrag in euro’s).
Vertalen
Om er zeker van te zijn dat je het over hetzelfde hebt is het handig om te zorgen dat je e.e.a. vertaalt in een taal of valuta die je allebei begrijpt. In het geval supply chain – sales, probeer ik bijvoorbeeld te komen tot verkoopomzet per productgroep/familie. Hierbij ‘vertaal’ ik de forecasts van supply chain tot verkoopomzetbedragen door elke afzonderlijke forecasts per SKU te vermenigvuldigen met de gemiddelde verkoopprijs per SKU.
Als je deze bedragen vervolgens optelt, per artikelgroep/productfamilie, etc. zou je op eenzelfde bedrag moeten komen als de verkoopprognoses (en zeker de eerste keer zul je zien dat er ergens een enorm gat zit).
Ham and eggs of he-ma-neks
Gaat het dan goedkomen? Tja, zoals de boer die dacht dat hij in Engeland helemaal geen ontbijt zou krijgen (he-ma-neks), zul je het heus niet nu ineens eens zijn met sales. En miraculeus een overeenstemming over de forecast zal er ook niet komen. Sterker nog: de eerste reactie van een salescollega die ik vroeg in welke productgroep hij de 2 ton (1) dacht te gaan doen, die ik nergens in mijn forecasts zag staan was: “Ja, hoe moet ik dat weten?! De klant weet zelf nog niet eens wat hij gaat kopen als hij de showroom binnenstapt!” Waarop ik hem – uiteraard vriendelijk – heb gevraagd of hij dan wel verwachtte dat alles op voorraad lag… Maar daarna hebben we wel een goed gesprek gehad over de trends in de markt en de prognoses van welke productgroepen beter zouden gaan presteren. Zodat ik daarop de forecasts kon aanpassen.
Kortom: S&OP, op zich niet zo’n lastig concept. Maar zolang je elkaar niet begrijpt, praat je uiteraard onbedoeld langs elkaar heen en eindig je met he-ma-neks. En met dat magazijn en die Friese collega? Dat is helemaal goed gekomen. Het paste uiteraard precies 😉