Hoe bereken je de voorraadkosten? Deze vraag lijkt heel basaal, maar is behoorlijk complex als je het netjes wilt doen. Gelukkig is er een houtje-touwtje methode die veel bedrijven hanteren en overwegend goed werkt, maar het is goed om je te beseffen wanneer je er vanaf moet wijken om foutieve voorraadbeslissingen te vermijden.
Allereerst is het voor elke beslissing van belang om alleen die kosten mee te nemen die beïnvloed kunnen worden, bij voorraadbeheer maar ook in het algemeen. Daarom is het belangrijk om niet klakkeloos af te gaan op berekeningen van accountants. Immers, die moeten alle kosten (en baten) een plek geven, of ze nu van belang zijn voor een beslissing of niet. Wat voorraadbeheersing betreft moeten bijvoorbeeld alle goederen in- en uitgeslagen worden, wat kosten met zich mee brengt. Die kosten ontstaan ongeacht hoe lang je een artikel op voorraad houdt, en dus moeten ze geen rol spelen in de beslissing hoe lang je een artikel gemiddeld op voorraad houdt.
Investeringskosten versus overige kosten
Het gaat dus om de kosten die daadwerkelijk af hangen van hoe lang je een artikel op voorraad houdt. Een belangrijk onderscheid is daarbij tussen investeringskosten en overige kosten. Investeringskosten ontstaan doordat geld dat is geïnvesteerd in voorraden niet voorhanden is voor andere investeringen. Als een bedrijf rekent met een gemiddelde ‘return on capital’ van zeg 10%, dan zijn de investerings- voorraadkosten per jaar voor elk artikel gelijk aan 10% van de inkoopprijs.
Wat zijn overige kosten?
De overige kosten zijn alle kosten die in direct verband staan met het (langer of korter) op voorraad houden van artikelen, bijvoorbeeld huur van magazijnen, kosten om magazijnen te runnen, verzekeringskosten, bederf en risico incourant. In tegenstelling tot de investeringskosten zijn deze overige kosten niet (volledig) proportioneel aan de kostprijs van een artikel. Magazijnhuur bijvoorbeeld zou in de doorberekening aan artikelen moeten gaan op basis van volume in plaats van kostprijs; en bederf heeft te maken met de kans op bederf en dus het type artikel.
Hoe te berekenen?
Het exact bepalen van de overige kosten per artikel is derhalve erg lastig, en ik ben nog nooit een bedrijf tegen gekomen waar dat gebeurt. Gelukkig werkt de volgende benadering over het algemeen goed. Kies een periode, zeg het afgelopen jaar. Deel de totale overige voorraadkosten (die dus afhangen van de gemiddelde voorraadhoogte) in die periode door de gemiddelde voorraadwaarde in die periode, en tel het resulterende percentage bij de investerings-voorraadkosten op.
Voorbeeld: kwamen de totale overige kosten over afgelopen jaar uit op 800 duizend Euro, bij een gemiddelde voorraadwaarde (op kostprijsbasis) van 5 miljoen, dan tel je 16% bij de investeringskosten van 10% op om tot 25% van de kostprijs per artikel te komen op jaarbasis. Trouwens, dat lijkt wellicht veel maar is een realistisch percentage. Als u met een veel lager percentage rekent binnen uw bedrijf, dan is het goed om eens te na te gaan of u alle relevante kosten wel mee telt, maar dat terzijde.
Risicovolle artikelen apart berekenen
Ik raad het gebruik van de hierboven beschreven benadering aan, zolang een voorraadmanager beseft wanneer hij er van af moet wijken. Vooral als er relatief hoge kosten voor bederf (van vaak voedsel) en risico incourant (door bijvoorbeeld verouderde technologie) zijn, dan is het beter om die ook daadwerkelijk toe te wijzen aan risicovolle artikelen en dus niet te verdelen over alle artikelen. Immers, op die manier worden voorraadmanagers (of software) gestimuleerd om minder van dat soort artikelen op voorraad te houden. Met name in de service sector is dit van groot belang. Diverse malen ben ik tegen bedrijven aangelopen waar meer dan de helft van de voorraad dood is, mede door onvoldoende besef dat risico incourant moet worden doorberekend aan risicovolle producten.
Goed nadenken kan geen kwaad
Kortom, eens goed nadenken over de voorraadkosten kan zeker geen kwaad. Veel bedrijven werken met een vast percentage over de inkoopprijs, en zoals ik heb uitgelegd is dat een goed werkbare en in zijn algemeenheid voldoende nauwkeurige methode. Echter, vooral als u al jaren hetzelfde percentage hanteert, dan is het goed om na te gaan of (a) de juiste kosten wel inbegrepen zijn en (b) of er geen onderscheid nodig is tussen artikelen met een hoog/laag risico op bederf of risico incourant.
Indien van toepassing wens ik u een fijne zomervakantie.
Login om te reageren op dit artikel