Samen met collega’s uit Groningen, Wales en Italië heb ik recent onderzoek gedaan naar de optimale autovoorraad voor een monteur die dagelijks meerdere klanten bezoekt en aan het einde van elke dag zijn/haar voorraad aanvult op het lokale voorraadpunt of, indien niet direct aanwezig, daar bestelt. Het betrof in dit geval een Italiaanse vestiging van een bedrijf dat kopieermachines repareert. Er was geen eenduidig beleid voor het bepalen van de autovoorraden van monteurs, maar het kwam er op neer dat vaker benodigde reservedelen ook eerder en soms in grotere hoeveelheden in de auto zaten. Dat is ook logisch, maar tegelijkertijd te eenvoudig gedacht omdat ook prijzen en daar aan gerelateerde voorraadkosten ook een rol moeten spelen.
‘Repair kit problem’
Zo’n twintig jaar geleden had ik een soortgelijke situatie ook al eens bekeken voor een Nederlands bedrijf. Ook veel andere servicebedrijven moeten autovoorraden bepalen die enerzijds niet te duur zijn, maar anderzijds er voor zorgen dat de meeste reparaties direct kunnen worden voltooid, oftewel dat de ‘first fix rate’ hoog is. In de wetenschap staat dit probleem bekend als de ‘repair kit problem’ of soms ‘car stock problem’. Meerdere onderzoekers hebben diverse modellen bestudeerd: 1 of meerdere reparaties op een dag, wel of geen mogelijkheid dat meerdere onderdelen van hetzelfde type voor een reparatie nodig zijn, etc. Geïnteresseerden kunnen voor een overzicht [1] lezen.
Simpele en bijna optimale methode
Zoals vaak in de wetenschap bleek: hoe moeilijker het model, hoe complexer de exact optimale oplossing en ook hoe moeilijker om die te vinden. Echter, er is ook een zeer hoopvolle rode draad te ontdekken. Namelijk, in alle gevallen bleek de volgende methode een erg goede oplossing te vinden nabij het optimum. Start met een lege auto en voeg 1 voor 1 artikelen toe, daarbij altijd het artikel kiezend dat de grootste ratio heeft van verbruik per dag (V) en prijs (P); dus waarbij V/P zo groot mogelijk is. De gedachte hierachter is dat je zo steeds de grootste reductie krijgt in de kans op een onvoltooide reparatie per Euro aan autovoorraadwaarde. Met andere woorden, dat geeft de beste waarde voor je geïnvesteerde geld.
Beoogde servicegraad of vast budget?
Blijft over de vraag wanneer je moet stoppen met artikelen toevoegen aan de auto. Hoe langer je door gaat, hoe beter de service maar ook hoe groter de voorraadinvestering. Het meest voor de hand liggende is om te stoppen als een voldoende servicegraad bereikt is, zeg een ‘first fix rate’ (in de wetenschap ‘fill rate’ genoemd) van 95%. Echter, die servicegraad is over het algemeen vrij lastig uit te rekenen. Het kan wel en ik verwijs geïnteresseerden naar [1,2]. Nog eenvoudiger is natuurlijk om van tevoren een vast budget per auto te kiezen en te stoppen als dat is bereikt. Dan is het natuurlijk wel zaak om de gerealiseerde service te meten, en indien nodig het budget bij te stellen.
Eenvoudig te implementeren
Terug kijkend naar het Italiaanse voorbeeld blijkt inderdaad dat zowel verbruik en prijs een rol moeten spelen in het bepalen van de autovoorraad. Bovendien blijkt hun ratio voldoende om te beslissen hoe je de autovoorraad op moet bouwen, en is dat eenvoudig te doen in Excel of ieder ander spreadsheet pakket. Vergeet dan niet om per artikel meerdere rijen aan te maken, corresponderend met het 1e, 2e, etc. (tot het maximum aantal) dat je van dat artikel eventueel toe wilt voegen, met in de ‘V’ kolom voor bijvoorbeeld het 2e artikel het dagelijks verbruik van dat 2e artikel, oftewel de kans dat zo’n 2e artikel nodig is op een willekeurige dag.
Verder advies
Los van de besproken methode of in ieder geval het meenemen van zowel verbruik als prijs, raad ik U aan om goed in de gaten te houden wat monteurs in kun auto hebben. Monteurs hebben vaak maar 1 doel voor ogen: een zo goed mogelijke service leveren. Bij zowel de Nederlandse als de Italiaanse casus bleek dat monteurs soms stiekem probeerden om meer dan aanbevolen in hun auto te hebben, bijvoorbeeld door onderdelen te ‘vervangen’ die niet echt verbruikt waren. Een verder advies is om risico incourant te vermijden door minder reservedelen in autovoorraden op te nemen voor machines die weldra uit de roulatie worden genomen. Houd die onderdelen liever centraal aan en geef ze aan een monteur mee als hij/zij die dag naar een klant met zo’n machine moet.
Referenties
[1] Ruud Teunter, The multiple-job repair kit problem, European Journal of Operational Research 175(2): 1103-1116, 2006.
[2] Dennis Prak, Nicola Saccani, Aris Syntetos, Ruud Teunter, Filippo Visintin, The Repair Kit Problem with positive replenishment lead times and fixed order costs, submitted in revised form to the European Journal of Operational Research, 2016.
Vragen of suggesties
Heeft u vragen of suggesties voor Ruud Teunter? Stuur een mail naar Harm Beerens, content & community manager van het IMCC: h.beerens@imcc.nl
Login om te reageren op dit artikel