Hoe digitaal is uw voorraadbeheer?

Op het gebied van voorraadbeheer, onderscheidt hoogleraar Ruud Teunter vier niveaus van digitalisering. Waar staat u? En waar zou u willen staan?

Ik ben momenteel aanwezig bij een ‘summer school’ over voorraadbeheer, die tweejaarlijks wordt georganiseerd vanuit ISIR en dit jaar plaatsvindt in Leuven. Deze blog is mede geïnspireerd door een lezing van Jan van Mieghem tijdens deze bijeenkomst.

Iedereen heeft het momenteel over digitaal, ‘big data’, ‘ínternet of things’ etc. In deze blog probeer ik u enigszins wegwijs te maken in deze materie, waarbij ik me met name focus op de term digitaal. Daarbij bespreek ik vier gradaties van digitalisering, die u wellicht aan het denken zetten over waar uw bedrijf staat en waar u heen wilt.

Laten we eerst terug gaan naar de term zelf. Deze is afkomstig van het Latijnse ‘digitus’, wat vinger betekent. Vingers werden al in het verre verleden gebruikt om tot 10 te kunnen tellen. Iedere vinger kun je al dan niet opsteken, 1 of 0 dus, net als een bit in een computer. En als een byte uit 10 bits had bestaan dan was dat ook handiger dan 8 bits geweest wat mij betreft, maar dat terzijde.

Eerste graad van digitalisering: inzicht

Digitaal betekent dus eigenlijk niets meer of minder dan alles tellen/bijhouden via bits oftewel op computers. Zo wordt alles inzichtelijk en eenvoudig bereikbaar. Wat voorraadbeheer betreft betekent dit in de eerste plaats dat je op ieder moment een overzicht hebt van de voorraden ter plekke en liefst in de gehele keten, van leverancier tot klant. De ‘internet of things’ kan het mede mogelijk maken om voortdurend een accuraat ketenoverzicht te hebben tot aan de klant. Dit kun je zien als de eerste graad van digitalisering.

Tweede graad van digitalisering: beslissingen

Digitalisering gaat gepaard met het beschikbaar komen dan veel data (‘big data’). Die data zijn geen doel op zich, maar moeten leiden tot betere beslissingen. Een continu inzicht van voorraden ter plekke zou er toe moeten leiden dat steeds de juiste hoeveelheid op het juiste moment besteld moet worden. Op ketenniveau kan besloten worden om bijvoorbeeld voorraden te herverdelen over ‘retailers’ of om alle voorraden centraal aan te sturen. Om dit efficiënt te laten gebeuren is ondersteunende software essentieel. Steeds meer bedrijven gebruiken inderdaad specialistische software die de vraag voorspelt en optimale bestelhoeveelheden berekent. Dit is de tweede graad van digitalisering.

Derde graad van digitalisering: autonoom bestellen

Bij de meeste bedrijven zijn het nog wel de menselijke planners die uiteindelijk de bestellingen doen. Vaak wijken zij daarbij af van de door het digitale systeem voorgestelde ordergrootte. Daar zijn meerdere goede redenen voor te bedenken. Echter, het is zeker niet altijd nodig. Sterker nog, onderzoek laat zien dat planners in veel gevallen zaken aanpassen om hun stempel er op te drukken, zoals ik in een eerdere blog al eens besprak. Een derde graad van digitalisering is om het orderproces niet alleen automatisch maar ook (grotendeels) autonoom te maken, waarbij het systeem dus bestellingen plaatst die niet meer door mensen gecontroleerd worden.

Vierde graad van digitalisering: fysieke aansturing

Ten slotte kan ook het fysieke verplaatsen van voorraden digitaal aangestuurd worden, via zelfrijdende voortuigen in magazijnen, op havens en in de toekomst wellicht op de weg. Dat zie ik als de vierde graad van digitalisering.

Het is belangrijk om op te merken dat een hogere graad van digitalisatie niet altijd beter is, en het risicovol is om processen te snel om te gooien. Kijk bijvoorbeeld naar Amazon, die zijn klanten nu in staat stelt om periodiek een vaste hoeveelheid te bestellen, en daar een behoorlijke korting voor geeft. Deze autonomie kun je zien als derdegraads digitalisatie. Echter, het is niet gedreven door slimme beslisregels en zelfs niet op de actuele voorraadpositie bij een klant. Of de klant hier behoefte aan heeft of niet, de voorraad wordt aangevuld. Het gaat Amazon ook niet om slim voorraadbeheer, maar om marktaandeel.

Waar staat u?

Wel is het denk ik goed voor bedrijven om eens na te gaan waar ze staan en willen staan. Ik vermoed dat veel bedrijven minder ver zijn dan ze denken. In veel gevallen is er redelijk inzicht in de voorraden ter plekke, maar ontbreekt inzicht in andere delen van de keten. Slimme algoritmen voor het ondersteunen van beslissingen zijn er vaak wel, maar worden onvoldoende vertrouwd en gebruikt. Mijn inschatting derhalve is dat de meeste bedrijven of halverwege graad 1 of enigszins graad 2 zijn. En of dat voldoende is voor de nabije toekomst …?