Ruim de helft van de respondenten wijst voorraad toe aan klantorders op basis van first-come-first-served. Een kwart kiest op basis van prioriteit, zoals winstmarge. Het zijn de voorlopige conclusies van het onderzoek van de Vrije Universiteit naar voorraadallocatie. Onderzoekster Marije Noordhoek bespreekt de tussentijdse resultaten.
Als onderzoeker viel het mij de afgelopen jaren regelmatig op dat voorraadhoudende of -beherende bedrijven geen vaste regels hanteren om voorraad te verdelen bij schaarste. Specifiek voor deze situatie, waarbij er meer klantvraag is dan voorraad, wordt het voorraad toewijzen ook wel ‘rationing’ genoemd. Het verdelen van voorraad in het algemeen (dus zonder tekort) noemen we voorraadallocatie. Een juiste verdeling van voorraad over klantorders draagt bij tot klanttevredenheid en is daarmee essentieel voor winstgevendheid. Bij het bepalen van deze verdeling krijgen bepaalde klanten vaak voorrang, omdat er bijvoorbeeld een hogere winstmarge kan worden gehaald. Maar er zijn ook andere regels mogelijk. Wat doen bedrijven nu en wat werkt het beste?
In samenwerking met het IMCC zijn wij, Marije Noordhoek & Sander de Leeuw (Vrije Universiteit Amsterdam), daarom een onderzoek gestart naar het verdelen van voorraad in de praktijk (business-to-business) en hebben wij een korte vragenlijst opgesteld over dit onderwerp. Tijdens de Nationale Voorraaddag presenteerden wij voor geïnteresseerden de voorlopige resultaten van het onderzoek op basis van 42 volledig ingevulde vragenlijsten. Daarnaast bespraken we ook inzichten na bestudering van de wetenschappelijke literatuur.
25% kiest op basis van prioriteitsregel
Ruim 50% van de respondenten wijst hun voorraad toe aan klantorders (allocatie) op basis van first-come-first-served (FCFS) en ongeveer 25% op basis van prioriteit. Prioriteiten worden bijvoorbeeld bepaald op basis van winstmarge, de lange-termijn relatie met een belangrijke klant of op basis van rijschema’s. In het geval van een voorraadtekort (rationing) volgt bijna 35% van de respondenten FCFS, maar vooral opvallend is dat ruim 40% helemaal geen vaste regel heeft en elke situatie apart beoordeeld. Respondenten verwachten dat hun klanten over allocatie neutraal tot tevreden zijn, maar over rationing verwachten ze dat de klanten wat minder tevreden zijn (ongeveer 50% neutraal).
Dynamische en vaste regels
Behalve in de praktijk hebben we ook gekeken naar gebruikelijke verdeelregels in de wetenschappelijke literatuur. Er wordt daar een onderscheid gemaakt tussen dynamische en vaste regels. Bij dynamische regels worden er in elke situatie met behulp van een optimalisatie tool optimale verdeelhoeveelheden berekend waarbij bijvoorbeeld kosten worden geminimaliseerd. Dit klinkt veelbelovend, maar blijkt in de praktijk niet altijd makkelijk te implementeren en te gebruiken. Bij vaste regels weet je van tevoren al hoe de voorraad verdeeld gaat worden, bijvoorbeeld proportioneel op basis van orders, iedereen een gelijk aantal producten of het minimaliseren van de out-of-stock kans bij de klant. Maar ook het volgen van één deze vaste regels blijkt niet altijd mogelijk, aangezien slechts 25% van de respondenten een redelijk inzicht heeft in de voorraadniveaus van hun klanten. De wetenschappelijke literatuur zou dus kunnen bijdragen aan het ontwikkelen van simpel toepasbare verdeelregels voor de praktijk op basis van beperkte informatie.
Aantal SKU’s bepalend voor verdeelregel
Uit de resultaten van de enquête hebben we ook kunnen opmaken welke aspecten invloed hebben op de verdeelregel die men gebruikt. Daarin blijken het aantal actieve SKUs, het prioriteren van bepaalde klanten, het toestaan van onderlinge leveringen tussen klanten en de mate van voorspelbaarheid van de vraag wél invloed te hebben. Het beleveren van interne of externe klanten, de bestelregel, het serviceniveau en de aflevergrootte lijken geen of weinig invloed te hebben. Het viel ons vooral op dat er bij een relatief laag aantal SKUs vaker geen vaste regel wordt gebruikt en dat dit bij een hoog aantal SKUs vaak FCFS is.
Best practices nog niet mogelijk
Het definiëren van ‘best practices’ lijkt in dit stadium van het onderzoek nog niet mogelijk. Wel hebben we gezien dat er verschillende aspecten invloed hebben zoals het aantal SKUs of het prioriteren van bepaalde klanten. We willen natuurlijk wel graag op zoek naar deze ‘best practices’, maar daarbij hebben we uw hulp nodig! Mocht u het nog niet hebben gedaan, investeer dan 5 minuten van uw tijd in het invullen van de onderstaande vragenlijst en help ons weer een stapje verder!
Login om te reageren op dit artikel