Als ik een voorraadbeheerder vraag wat voor servicegraad hij/zij nastreeft, dan krijg ik doorgaans vlot een antwoord dat vaak tussen de 95% en 99% ligt. Als ik vervolgens vraag hoe die service wordt gemeten, dan blijft het dikwijls enige tijd stil – na enige discussie blijkt het vaak te gaan over het percentage van het totale aantal klanten of het percentage van het totale vraagvolume dat direct uit voorraad wordt geleverd. Dat is in mijn ogen ook een prima manier om service te meten, maar interessant genoeg is dat niet hoe het in tekstboeken en in veel software gebeurt, met mogelijk als gevolg dat de voorraadniveaus het beoogde serviceniveau niet weerspiegelen.
‘Tekstboeken en Software’
De standaard methode in tekstboeken en veel software om bestelniveaus te bepalen is als volgt. Maak een inschatting van de onzekere vraag gedurende de levertijd en bestel zodanig dat er, zeg, 95% kans is dat de bestelling op tijd wordt geleverd, oftewel een 95% kans dat er geen late leveringen zijn in die bestel cyclus. Deze manier van meten is om twee redenen erg populair. Ten eerste is het eenvoudig. Ten tweede past het bij de MRP-manier van denken. Echter, er is een groot nadeel dat weinig mensen zich realiseren. Op deze manier meet je namelijk de cyclusservice en niet de klantservice.
Neem het volgende voorbeeld. We bekijken 10 achtereenvolgende bestelcycli waarin steeds 100 artikelen (van een bepaald type) werden besteld. In 9 van die 10 cycli waren er geen late leveringen. In 1 cyclus werden 10 artikelen te laat geleverd (en waren de overige 90 op tijd). Dan is de gerealiseerde cyclusservice 90% (9 van de 10) terwijl de klantservice 99% (990 van de 1000) was.
Ook in zijn algemeenheid is de klantservice veel hoger dan de cyclusservice. Geen probleem denkt u wellicht in eerste instantie, maar aan die hogere service hangt natuurlijk ook een behoorlijk prijskaartje. Ik ken persoonlijk twee gevallen waarin bedrijven die zelf om gingen rekenen wat voor beoogde cyclusservice-waarde (zeg 90% uit het voorbeeld) ze in hun software moesten invoeren om een beoogde klantservice (99% uit het voorbeeld) te bereiken. Dat is natuurlijk van de gekke en bovendien slechts bij benadering goed, omdat de wiskundige relatie tussen cyclusservice en klantservice best lastig is.
Gelukkig bestaan er ook voorraadoptimalisatie-pakketten die wel degelijk vragen om de klantservice in te voeren en die vervolgens naar het juiste bestelniveau om te rekenen. Tenzij u econometristen in dienst heeft, raad ik u ten zeerste aan om zo’n pakket aan te schaffen. Sterker nog, wat mij betreft is het een goede test om te kijken of u huidige (ERP) pakket voldoende geschikt is voor voorraadbeheersing. Als u niet de gewenste klantservice in kunt voeren of wellicht niet eens duidelijk is wat er binnen een pakket onder service wordt verstaan, dan volstaat dat pakket wat mij betreft niet.
Van artikel naar orderregel niveau
Hierboven heb ik het enkel gehad over service op artikelniveau. Een klantorder kan echter voor meerdere artikelen zijn en in lijn daarmee kan de servicegraad ook op order niveau worden bepaald: het percentage orders dat direct volledig kan worden geleverd uit voorraad. Bij benadering is er een vrij eenvoudige relatie tussen klantservice op artikel- en orderniveau. Als drie artikelen bijvoorbeeld artikel-servicegraden hebben van respectievelijk 95%, 93% en 99%, dan is er een kans van 100×0.95×0.93×0.99 = 87% dat een order voor die drie artikelen direct uitgeleverd wordt. Echter, omdat er veel verschillende artikelen zijn en orders verschillen in omvang (aantal bestelde artikelen), is het niet eenvoudig om voorraden direct aan te sturen middels het instellen van servicegraden op orderniveau. Mijn advies hierin is om te sturen op artikelniveau, maar de service op orderniveau niet uit het oog te verliezen.
Tenslotte
“Meten is weten” is een bekende spreuk. Echter, als je niet weet wat je meet of niet meet wat je eigenlijk wilt weten, dan heeft het weinig zin. Servicegraden zijn cruciaal voor voorraadbeheersing, en toch is er in theorie, praktijk en software veel onduidelijkheid over wat de juiste servicegraad is. Als dat bij u bedrijf niet anders is, dan is het de hoogste tijd om uit te zoeken hoe u de voorraden eigenlijk aanstuurt en of de huidige ondersteuning wel toereikend is.
Vragen of suggesties
Heeft u vragen of suggesties voor Ruud Teunter? Stuur een mail naar Harm Beerens, content & community manager van het IMCC: h.beerens@imcc.nl
Login om te reageren op dit artikel