De macht van data binnen inkoop, maak er gebruik van!

Bedrijven als Google, Microsoft, Amazon en Facebook hebben hun succes voor een groot gedeelte te danken aan data. Data is macht, en dat geldt zeker ook in supply chain. Inkoopexpert Robert Driessen vertelt aan de hand van zijn eigen ervaringen, hoe dit werkt. 

Een belangrijke factor bij inkoop is de macht de je als inkoper hebt op je leverancier. Daarbij heb je drie vormen: de macht van je positie, de macht van timing en de macht van informatie. Een goede inkoper is zich hiervan bewust en weet hier optimaal gebruik van te maken. Hoe dit precies werkt, licht ik graag toe aan de hand van ervaringen die ik tijdens mijn carrière als inkoopmanager heb opgedaan.

Macht van je positie

Deze macht is veelal een gegeven en wordt bepaald door de omvang van je bedrijf, je toekomstige potentieel en je positie in de markt. De marktmacht is in de regel de reden dat partijen graag zaken met je doen. Je hebt de potentie om een interessante klant te worden. Op basis van je gegeven positie kun je redelijk eenvoudig achteroverleunen en voorstellen ontvangen en relaxed en veilig genieten van je rol als inkoper. Maar het wordt pas een uitdaging wanneer deze macht niet overduidelijk aanwezig is. Als jij als inkoper jouw bedrijf en jezelf moet presenteren om in beeld te komen om uiteindelijke een goede deal te bereiken.

De koffiecase
Ik werkte bij een groothandel en we wilden ons assortiment graag uitbreiden met koffie. Omdat we geen positie hadden in deze categorie, kostte het de nodige moeite om aandacht te krijgen van een groot koffiemerk. Na een jaar leuren, vonden we uiteindelijk een accountmanager bereid om uit medelijden op een vrijdagmiddag even langs te komen, want: ‘Vooruit dan maar, het ligt toch op de route naar huis’. We werkten in een redelijk sobere handelsomgeving, de verkoper had zich niet voorbereid en ik kreeg niet uitgelegd wat hem een contract met ons zou opleveren. Het gevolg was dat ik beleefd werd doorverwezen naar bestaande groothandelaren waar ik op basis van bruto prijslijsten mocht kopen. Zodra we 10 ton inkochten, moest ik nog maar eens bellen. Pas toen we verhuisd waren naar een, zoals dat dan heet, representatief pand, kwam ik opnieuw in contact. We deden nog steeds bijna niets in koffie, maar ik had me nu beter voorbereid. Ik gaf een presentatie over onze successen en groei, benadrukte de usp’s die aansloten bij zijn uitdagingen en ik tekende uit op welke manier we in drie jaar de 10 ton zouden behalen. De toekomstige marktmacht was gecreëerd en ik mocht rechtstreeks kopen tegen goede voorwaarden. Het duurde 12 maanden voordat we onze doelstelling bereikten en werden een klant van € 1 mln.

Macht van de timing

Dit is de persoonlijke macht en by far de leukste van de drie, als je van je vak houdt in ieder geval. Bij deze factor bepaalt de tactiek het resultaat. Hiermee kun je spelen, bouwen en alternatieven creëren. Denk aan de capaciteit bij je leveranciers, de afronding van hun budgetronde of zelfs de persoonlijke vakantieplanning van jouw contactpersoon. Je rol als inkoper verschuift van een gegeven positie (de macht van je positie die je te danken hebt aan het bedrijf waarvoor je werkt) naar jouw persoonlijke rol (die je te danken hebt aan jezelf). Een resultaat dat je behaalt op basis van dit element, is dan ook veel bevredigender dan op basis van marktmacht. Het was jij en niet je werkgever.

De vliegcase
Ik stond op het punt om een strategische leverancier te vervangen door een ander, die nog beter leek te passen. De commerciële afspraken waren gemaakt, de leveranciersvoorwaarden lagen vast en het contract was zo goed als rond. Alleen een fabrieksbezoek en een audit stonden een start nog in de weg. Er zweefde een forse prijsverhoging boven de markt en we schatten in op welke dag deze geeffectueerd zou kunnen worden. Vervolgens zorgden we ervoor dat we precies 1 dag voor deze datum de leverancier bezochten. Met als gevolg dat er een uitgeprinte proforma megaorder in de koffer zat. De leverancier doorstond de audit en de weg was vrij om zaken te doen: als jullie ons volume voor de komende 6 maanden kunnen leveren tegen de huidige, niet verhoogde prijzen, dan hebben we een deal. Om de woorden kracht bij te zetten, lag de papieren order prominent op tafel. De twijfel duurde een overleg, een lunch en een rit naar het vliegveld. Er werd gerekend, gebeld en meerdere keren om uitstel gevraagd. Maar het moest nu gebeuren. Op het vliegveld, vijf minuten voordat de gate sloot, kreeg de leverancier de keus om de deal al dan niet te bezegelen middels een handdruk. De winst voor dat jaar was binnen.

Macht van de informatie

Het element dat je het meest in de hand hebt, is de kennismacht. Het verzamelen van informatie over de markt, het verdiepen in je leverancier, wat doen ze bij jouw concurrenten, wat zijn de prijsontwikkelingen en wat zit er nou echt achter het product of de dienst die ik wil inkopen. Verdiep je in je gesprekspartner, durf vragen te stellen en ga vooral op zoek naar feitelijke informatie die je bespreekbaar maakt bij je leverancier.

De elastiekjescase
In elastiek zit voornamelijk rubber. Zodra de prijs voor rubber daalt, heeft dat dus grote impact op jouw inkoopprijs. Op deze manier ontving ik een ogenschijnlijk keurige prijsdaling van de leverancier, zowaar op zijn eigen initiatief. Maar na wat onderzoek bleek dat de prijs van Aziatisch rubber gehalveerd was en dat in productieland Indonesië het rubber maar liefst 62% van de kostprijs bepaalt. De ontvangen prijsdaling was daarmee vele malen te klein. Nadat de leverancier geconfronteerd werd met de eerlijke informatie (beste leverancier, zie bijlage, graag reactie) werd de prijs met 25% verlaagd vanaf de volgende dag.

Met data kun je het verschil maken. Er is oneindig veel beschikbaar, maar je hebt slimme software nodig om het overzicht te krijgen en om uiteindelijk je beslissingen te kunnen baseren op feiten.

College Tour: big data voor inkoop en finance

Op woensdag 18 april verzorgt Robert Driessen een middagseminar over het gebruik van data bij inkoop. Het seminar heeft als titel ‘Big data voor inkoop en finance’ en wordt georganiseerd door het IMCC in samenwerking met de partners What’s the Price (WTP) en HSO. De locatie is het kantoor van HSO in Veenendaal en aan deelname zijn geen kosten verbonden.

Voor meer informatie en aanmelden, klik hier.