Leveranciersbeoordeling: wat heb je er aan, wat kun je er mee. Een top 10.

De meeste inkopers begrijpen wel dat het beoordelen van leveranciers nuttig kan zijn. Maar waar je leveranciersbeoordeling allemaal voor in kunt zetten en welke effecten het zal hebben, is niet bij iedereen bekend.

Dit is deel 2 uit een reeks van 5 blogs over leveranciersbeoordeling. In deel 1 werd ingegaan op jouw eigen rol in de prestaties van de leverancier. We gaan in deze blogs uit van een leveranciersbeoordelingssysteem dat zowel de mogelijkheid heeft om data uit je eigen systeem te gebruiken, als over een enquêtetool beschikt, waarmee (veelal kwalitatieve) vragen aan je eigen organisatie gesteld kunnen worden. Een dergelijk systeem genereert rapportcijfers, die met elkaar vergeleken kunnen worden.

In het vorige deel is kort ingegaan op de ontwikkeling waardoor leveranciersbeoordeling steeds vaker nodig is en steeds vaker wordt ingezet: de groei van het aantal transacties en interacties met leveranciers houdt vaak geen gelijke tred met de groei van de inkoopafdeling. Leveranciersbeoordeling kan dan helpen om de efficiëntie te verhogen.

Maar waar in de organisatie zal je deze voordelen terugvinden? En welke effecten zullen optreden? Hieronder een top 10 van de voornaamste winstpunten.

1. Efficiënter

“Die jongens van Flut BV hebben alweer alle goederen door elkaar geleverd”, zo vertelt het hoofd van goederenontvangst. “En Mangel GmbH heeft weer een set verkeerde facturen gestuurd”, meldt de administratie. Zo druppelen de gehele dag, week in week uit, dergelijke meldingen binnen bij de inkoop. Geen inkoper kent alle meldingen nog, groot en klein, als de leverancier op bezoek komt voor een gesprek. Vaak blijven de klachten van de hardschreeuwers het langste hangen, maar veel klein leed is na een paar dagen alweer vergeten.

Voor een optimale klant-leverancier samenwerking is het van belang dat de leverancier goed op de hoogte is van de wensen en eisen van de klant. Dat is niet altijd makkelijk voor de leverancier, want zoveel klanten, zoveel wensen. Om te zorgen dat hij zich wel aan de afspraken houdt, is het van belang dat hij met regelmaat aangesproken wordt op de zaken die mislopen.

Nu kun je iemand in dienst nemen die de hele dag door de organisatie sprint en alle gedragingen en missers op een clipboard noteert, maar een goed geautomatiseerd leveranciersbeoordelingssysteem doet dat een stuk efficiënter (en goedkoper). Bovendien bespaart het de inkoper de moeite om uit allerlei hoeken, gaten, systemen en afdelingen zelf informatie te verzamelen, terwijl de leverancier al bij de receptie staat te wachten.

Maar de grootste efficiëntieslag maak je eigenlijk al door je leveranciers mede te delen dat ze beoordeeld gaan worden. En door deze beoordelingen ook met vaste regelmaat te delen, zal je zien dat veel leveranciers uit zichzelf al rechterop gaan lopen, nog zonder dat je zelf al naar de cijfertjes gekeken hebt. Als goederen bijvoorbeeld schaars zijn, en men weet dat leveranciers bij een klant beoordeeld worden, in 3 van 4 gevallen zal er voor gekozen worden de beoordelende klant als eerste te bedienen.

2. Effectiever

De inkoper wordt ook aanzienlijk effectiever met een juist ingericht systeem voor leveranciersbeoordeling, en wel om twee redenen:

• Je krijg precies te zien waar het misloopt bij elke leverancier. Met leverancier ABC moet ik beginnen over slechte orderbevestigingen, en met XYZ over slecht papierwerk bij de zendingen.
• Je kunt daarnaast ook zien of het erg is dat ze deze fouten maken. Je voorziet de onderwerpen in het systeem van wegingen en dan kun je precies zien welke problemen het zwaarste tellen en dus als eerste opgelost moeten worden.

3. Koop bij de beste, reduceer gezeur

Het wordt interessant indien je meerdere leveranciers hebt binnen een product- of dienstengroep. Zet ze eens onder elkaar en vergelijk ze eens. Met een goed leveranciersbeoordelingssysteem is dat relatief makkelijk te doen. Zouden we onszelf niet een groot plezier doen om eens wat minder bij de firma Hopeloos met een score van 4 te kopen en wat meer bij de firma Excellent met een 8?

Ja, maar de firma Hopeloos is zo lekker goedkoop. Dat klopt, maar als prijs slechts één van de beoordelingscriteria is, en de gewichten juist zijn ingevuld, dan zal al snel blijken dat een lage prijs niet opweegt tegen alle problemen die Hopeloos veroorzaakt. Gevolg is dat de eigen organisatie voortaan minder belast wordt met het blussen van brandjes.

4. Reductie van leveranciers

Nagenoeg elke organisatie heeft er wel een: een enorme staart aan kleine leveranciers. De meeste inkopers hebben dan ook als doel de staart flink in te korten. Kleine leveranciers zorgen namelijk voor verspreide inkoopkracht en vragen vooral heel veel tijd. Met een leveranciersbeoordelingssysteem kun je inzichtelijk krijgen of en hoe er gewanpresteerd wordt.

Want wanprestatie is eerder regel dan uitzondering: ze zijn slechts een kleine leverancier, maar omgekeerd ben je voor hen vaak een kleine oninteressante klant. Kleine klanten krijgen doorgaans niet dezelfde aandacht en liefde als de grote klanten, hetgeen ook blijkt uit de rapportcijfers. En met deze in de hand kunnen wellicht ook anderen in de organisatie, zoals verkoop en productie, overtuigd worden dat het toch echt beter is afscheid te nemen van Pietpuk BV.

5. Foutkosten

Een enorm winstpunt vormen toch wel de verminderde foutkosten. Letterlijk, want foutkosten worden vaak onderschat. In dit verband hebben we het alleen over fouten veroorzaakt door de leverancier. De kosten voor het corrigeren van een foute factuur: 50 euro. Verkeerd gestapelde pallet: 35 euro. Ontbrekende pakbon: 35 euro. Goederen zonder aanduidingen: 40 euro.  Maar denk ook aan extra telefoonverkeer door onjuiste levertijden en orderbevestigingen, niet digitaal aangeleverde informatie, manco’s, niet aanmelden van de zending, beschadigde goederen of verpakkingen, slechte pallets, retourzendingen, onderbroken productie, gemiste omzet, te hoge veiligheidsvoorraden, etc., etc.. Ik heb voor de liefhebbers nog wel een rekenmodel beschikbaar, waarbij iedereen o.b.v. een aantal aannames snel een gevoel kan krijgen bij de kosten gemoeid met leveranciersfouten. Ik stuur het met liefde toe.

Een leveranciersbeoordelingssysteem zal al deze fouten niet laten verdwijnen, maar kan deze wel met, laten we nu eens aannemen, minstens 10% laten afnemen. Alleen dat al maakt het investeren in leveranciersbeoordeling tot een no-brainer. Dreigen om de ontstane kosten op de leverancier te verhalen doet trouwens wonderen. Een boete breng je natuurlijk alleen in de hopeloze gevallen ook echt in rekening.

6. Voorraad verminderen en servicegraad verhogen

Veruit de belangrijkste reden voor inkopers en logistiekers om met leveranciersbeoordeling te beginnen is de wens om de leverbetrouwbaarheid te meten. Levert de leverancier wel op de dag/tijd die ik gevraagd heb en is de zending compleet?  Zo niet, dan wil ik iets in handen hebben om hem in te laten zien dat hij er een potje van maakt en dat hij accurater moet gaan leveren. Dat werkt doorgaans wonderwel. Dat werkt zelfs zo goed, dat levertijden betrouwbaarder worden, waardoor veiligheidsvoorraden naar beneden, standaard levertijden korter kunnen en de servicegraad omhooggaat. En met minder voorraad komt werkkapitaal en magazijnruimte vrij.

7. ISO

Veel organisaties hebben zich gecommitteerd aan een ISO norm. Een van de eisen die gesteld wordt, is het hebben van een systeem waarmee fouten van leveranciers opgemerkt, verbeterd en weer opnieuw gecontroleerd kunnen worden. Het is eerder regel dan uitzondering dat, als ik bij een bedrijf kom met een dergelijke ISO certificering, men schoorvoetend toegeeft dat de leveranciersbeoordeling de dag voor de audit snel wordt ingevuld, en dan voor slechts een paar leveranciers.

Wanneer de audit weer achter de rug is, verdwijnen de beoordelingen in een la, tot de volgende audit. Onbeschrijfelijk zonde van alle gespendeerde tijd en moeite. Men had die ook voor iets nuttigs kunnen gebruiken, zoals het opzetten van een echt leveranciersbeoordelingssysteem dat zich automatisch voedt met gegevens.

8. Onderhandelingen

Naast een tool om kwaliteit te verbeteren, is een leveranciersbeoordelingssysteem een argumentenmachine. Argumenten die men kan gebruiken bij de onderhandelingen. De machtsbalans buigt doorgaans zwaar door naar de leverancierskant. Hij kent zijn product en markt vaak vele malen beter dan de inkoper, die een verscheidenheid aan spul en diensten moet inkopen.

Als hij geluk heeft, heeft de leverancier concurrenten, met concurrerende offertes, maar vooral bij merkleveranciers is het altijd lastig onderhandelen zonder valide argumenten. Natuurlijk moet je eerst goed nadenken bij wie je welke informatie kunt gebruiken, maar een rapportje op tafel gooien levert altijd wel iets op. “Luister, jullie scoren nu gemiddeld een 5 bij ons. Dat moet 1 januari echt minstens een 7 zijn. En als dat niet lukt krijg ik alsnog 2% korting van jullie, vanwege alle foutkosten en ergernis die jullie bij ons veroorzaken.” En een moderne inkoper voegt daar aan toe: “en als het jullie lukt daar een 9 van te maken, dan kunnen jullie de prijzen met 2% verhogen. Dat is een extreem goede deal voor ons.”

9. Inkoopprestatiemeting

Het meten van je eigen inkoopprestaties werd lange tijd gezien als iets onmogelijks. Een inkoper die terugkomt op kantoor met 5% extra korting wordt meestal met applaus verwelkomt. Maar misschien had zijn collega wel 10% korting verdiend, met 2 vingers in de neus. Misschien zijn de grondstoffen wel dusdanig gedaald dat 5% korting echt een lachertje is. Of een inkoper die met een prijsverhoging 5% thuiskomt kan iets fantastisch gepresteerd hebben. De leverancier vroeg aanvankelijk gefundeerd om 30%.

Bij gebrek aan een referentiepunt is het heel lastig vergelijken. Met leveranciersbeoordeling wordt het echter wel mogelijk de prestaties van de eigen inkopers en het totale team te volgen. En er kunnen nu ook concrete, meetbare doelen voor de toekomst bepaald worden. Hoe dat precies in z’n werk gaat, wordt uitgebreid besproken in deel 5 van deze Blog: Inkoopprestatiemeting o.b.v. leveranciersbeoordeling

Met deze meetbare prestaties in de hand wordt het voor inkoop opeens ook mogelijk om intern beter de toegevoegde waarde van inkoop aan te tonen. Niet iedereen in de organisatie is hier namelijk altijd van overtuigd. Leveranciersbeoordeling blijkt ook prima inzetbaar bij beoordelingsgesprekken, door beide zijden overigens.

10. Het inkoperswalhalla

Een laatste mogelijkheid van leveranciersbeoordeling die ik graag zou willen noemen is het inkoperswalhalla (of inkopersparadijs). Hoe kom je daar terecht? Is het voor iedereen te bereiken? Helaas alleen voor een enkeling, zoals hieronder zal blijken.

Neem nu eens aan dat je meerdere leveranciers in een product- of dienstengroep hebt, en dat deze redelijk uitwisselbaar zijn. Neem ook eens aan dat je het niet erg zou vinden om er een paar minder te hebben. Zet deze leveranciers nu eens onder elkaar, van goed naar slecht, zet ze in een brief, al dan niet anoniem:

“Lieve leverancier. Aanschouw deze leverancierssituatie in onze organisatie. We hebben besloten om te rationaliseren en zullen over 6 maanden afscheid gaan nemen van de twee onderste leveranciers. Heel veel succes!”

De leveranciers zullen zich een hoedje schrikken en bang zijn om omzet te verliezen. Maar ze zullen tegelijkertijd ook geïnteresseerd zijn, want er is omzet te winnen. Zij zullen dus hun uiterste best gaan doen om hoger op dit, gelukkig relatieve, lijstje te komen. Dus in theorie kan de inkoper achteroverleunen, terwijl de leveranciers over elkaar heen buitelen om de ene na de andere aanbieding en optimalisatie aan te bieden. En dit alles gebeurt zonder dat de inkoper zelf aan het dode paard hoeft te sjorren. Het systeem gaat uit zichzelf werken en de leverancier zal auto-evolueren. Marktwerking is de optimale vorm.

Zoals gezegd, het is helaas maar een enkeling gegeven om in het Walhalla terecht te komen, want je moet wel aan een aantal voorwaarden voldoen:

• Er moet sprake zijn van een brede beoordeling, zodat de leveranciers op al hun relevante punten beoordeeld worden.
• Je moet, zoals eerder genoemd, meerdere uitwisselbare leveranciers in een groep hebben. Vooral handelsbedrijven en retailers kunnen zich in een dergelijke situatie bevinden.
• De rest van de organisatie moet dit ook een goed idee vinden en niet gaan huilen als er daadwerkelijk afscheid genomen wordt van Favo BV.
• Je moet na 6 maanden ook echt afscheid gaan nemen van de onderste 2 leveranciers, anders geloven ze je de volgende keer niet meer.

In mijn werkzame leven het ik het 1 keer toegepast zien worden. Het ging bijna goed: de resultaten waren fenomenaal, maar de inkoper had alleen verzuimd om vooraf zijn collega’s en het management achter zijn plannen te krijgen. Kort daarna was hij op zoek naar een nieuwe uitdaging….

Dit was deel 2 van een serie van 5 over leveranciersbeoordeling:

1. Je eigen rol in de prestaties van je leveranciers
2. Waar kan ik leveranciersbeoordeling voor inzetten?
3. Welk systeem kan ik gebruiken voor leveranciersbeoordeling?
4. Welke data kan ik gebruiken bij leveranciersbeoordeling?
5. Inkoopprestatiemeting op basis van leveranciersbeoordeling