De Rolf groep schakelt over op WMS van Xtend

Toen de huidige WMS leverancier van de Rolf groep, totaalleverancier voor kinderopvang en basisscholen, aangaf haar product niet meer verder te ontwikkelen, ging het bedrijf op zoek naar een nieuwe partner. Na een gedegen selectieprocedure, ondersteund door een consultant, werd gekozen voor de WMS oplossing van Xtend, dat tevens de nieuwe Voice systemen voor het orderpicken zal leveren. 

De Rolf groep levert een zeer breed pakket aan producten en diensten aan basisscholen, kinderdagverblijven, peuterspeelzalen en buitenschoolse opvang. Behalve leermiddelen kan men bij het bedrijf ook terecht voor AV en ICT-middelen, meubilair en zelfs trainingen. Dat alles zorgt voor een vrij complexe logistiek in de bestaande panden in Ochten; het aantal SKU’s op voorraad overstijgt de 13.000 en het totaal leverbare SKU’s ligt zelfs op 30.000. Toen de huidige WMS leverancier in 2017 aangaf het bestaande platform niet meer verder te ontwikkelen, moest men op zoek naar een nieuw systeem. Met deze leverancier werd afgesproken dat er nog minimaal 3 jaar ondersteuning zou zijn voor de Rolf groep en dat er in 2020 een nieuw systeem in gebruik zou worden genomen.

Kennis van bestaande pickprocessen

“Door deze goede afspraak konden we de tijd nemen om het juiste pakket voor de organisatie te kiezen. Deze ontwikkeling gaf ons ook de kans om een WMS te zoeken dat de doorlooptijd kon helpen te verbeteren en de output bij het orderpicken te verhogen,” zo legt Marcel van Doodewaard, Manager Logistiek, uit. Het bedrijf werkt al vele jaren met opslag- en picksystemen van Costo (flow racks en rollenbanen), maar het was nog geen zekerheid dat zusterbedrijf Xtend in aanmerking zou komen voor de WMS tender. “Wij kenden Xtend al van het WCS dat wij gebruiken, maar wisten niet of dat het Arrow WMS van Xtend zich goed staande zou kunnen houden in vergelijking met de grote, bekende partijen uit de WMS markt, “voegt Van Doodewaard toe. “In een vergelijking waren zowel wij als Jeroen van den Berg onder de indruk. Naast Xtend, die we mee wilden nemen in ons selectieproces, hebben we de online selectietool van consultant Jeroen van den Berg gebruikt om te komen tot een shortlist. Natuurlijk had Xtend ook het voordeel dat zij via Costo onze processen kenden en relatief veel expertise hebben over de fysieke orderpicksystemen.” Een projectbezoek aan een grote speelgoedleverancier in de UK bevestigde het gevoel dat Xtend ook prima presteert bij grotere, complexe logistieke operaties.

Voorbereiding in volle gang

In september 2018 werden vier aanbieders gevraagd om een voorstel te doen. Uiteindelijk bleven twee partijen over, die qua functionaliteit en prijs dicht bij elkaar lagen. In januari werd de opdracht gegund aan Xtend, dat tevens 31 Voice terminals in het proces zal integreren. De inventarisatiefase is reeds gestart. Omdat het hoogseizoen van de Rolf groep loopt van juni tot en met augustus, wilden zij voor die periode klaar zijn met de hele voorbereiding. Ook nu weer bleek de hulp van Jeroen van den Berg waardevol, aangezien in de voorbereiding al een hele blauwdruk gemaakt was van de toekomstige processen en activiteiten in het magazijn. Na de zomer begint het inregelen en testen en volgens de planning wordt het WMS op 1 januari 2020 in bedrijf genomen.

Meer efficiency en output

Opvallend is dat in de nieuwe situatie de bestaande paternosterkasten zullen verdwijnen. In plaats daarvan zullen legbordstellingen in gebruik worden genomen, waarbij in bepaalde zones wel van single naar multi-orderpicking zal worden overgeschakeld. Dat lijkt een stap terug, maar een beter resultaat wordt verwacht. Om het verschil tussen piek- en laagseizoen aan te geven: het aantal orderregels in laagseizoen liggen tussen de 1500 en 2500 per dag, terwijl in de 4 piekweken kan oplopen tot wel 18.000 per dag. In het magazijn werken dan circa 70 mensen, terwijl dat in de rustigere periode 23 medewerkers zijn.

Van Doodewaard besluit: “Mede door de consultant zijn alle deadlines moeiteloos gehaald. Door de connectie met Costo voelt het goed om Xtend ook de nieuwe Voice systemen te laten verzorgen, waardoor wij met zo min mogelijk partijen hoeven te communiceren. Dat past bij onze werkwijze en uitgangspunten.”