“De grootste winst bij een ERP-project zit 'm in de afstemming tussen afdelingen”

Groothandel Gallagher Europe heeft een groot IT-project achter de rug waarin het ERP, het WMS en alle koppelingen met andere systemen werden vervangen. Afgelopen juli is dit succesvol live gegaan. Operations manager Ronald Wassink blikt terug op het project en deelt de geleerde lessen. Een IMCC-lid aan het woord. 

Ronald Wassink van Gallagher Europe

Wat voor type bedrijf is Gallagher Europe?

“We zijn een internationale groothandel gespecialiseerd in elektrische afrastering. Gallagher is het merk van een bedrijf uit Nieuw Zeeland, waar we uiteraard een sterke band mee hebben, maar waarvan we geen dochterbedrijf zijn. Als zelfstandig bedrijf bieden we ook andere artikelen van andere merken, zoals agrarisch speelgoed en scheerapparaten voor vee.

“Onze klanten kopen hun spullen veelal in via speciale agrarische winkels of via coöperaties, waarvan we er in Europa zo’n 6.000 bedienen. Daarnaast leveren we aan importeurs en rechtstreeks aan agrarische bedrijven via onze webshops.”

Wat is jullie grootste supply chain uitdaging?

“Onze goederen komen letterlijk vanaf de andere kant van de wereld met de boot naar Nederland, met levertijden van rond de zestien weken. Tegelijkertijd hebben we aan de verkoopkant met een grillige markt te maken. Naast de seizoenspatronen is de vraag ook sterk afhankelijk van het weer. Pas als het mooi weer wordt halen veehouders hun dieren uit de stal, maar wanneer dat is verschilt per jaar. Het meest complex qua voorraadbeheer zijn productintroducties. Gallagher is een innovatief bedrijf en brengt veel nieuwe artikelen op de markt, maar je weet aan het begin van het seizoen nooit wat die gaan doen. Toch moet je dan alles al hebben ingeladen en kun je met die lange levertijden ook niet meer bijsturen.

“Ondanks alle complexiteit realiseren we richting klanten een servicegraad van 97,5%, dus daar ben ik hartstikke trots op. Slim4 is onze centrale tool en geeft ons de ogen en oren om te bepalen wat we op voorraad moeten leggen. Commerciële mensen kunnen vaak goed inschatten voor hoeveel euro ze in een bepaalde markt gaan verkopen, maar daar heb je als voorraadplanner niet zoveel aan. Je moeten weten welke artikelen je nodig hebt en wanneer. Op die vraag geeft Slim4 ons het antwoord.”

 Welke verbeterstap heb je recent doorgevoerd?

“We hebben een grootschalig IT-project achter de rug waarin we ons ERP-systeem Baan IV hebben vervangen door SAP S/4 Hana. Tegelijkertijd hebben we de koppelingen met Slim4, de software van Transsmart, ons CRM-systeem, EDI en onze dealerportal, vervangen. Dit heeft een enorme impact op onze organisatie gehad, maar het is gelukkig allemaal goed gegaan. Op 1 juli zijn we succesvol over gegaan, met dank aan een geweldig key user team.

“De reden voor de implementatie was dat ons vorig ERP-systeem niet meer voldeed aan de moderne eisen op het gebied van connectivity. We willen in de toekomst steeds meer informatie met ketenpartners delen, zoals de orderstatus of Available to Promise-informatie. Ook bevatte ons vorige systeem niet de doorklik- en analysemogelijkheden die moderne systemen wel bieden, waardoor medewerkers onnodig veel tijd kwijt waren aan het verzamelen of inzichtelijk krijgen van informatie.”

 Wat was het meest lastige om te managen?

“De grootste productiviteitswinst zit in de juiste afstemming tussen afdelingen, maar tijdens een ERP-implementatie is dit lastig om te bewaken. Key users, maar ook ERP-consultants, zijn heel goed in hun eigen discipline, maar hebben een blinde vlek voor andere afdelingen. As je ze bij elkaar zet, denken ze dat ze op één lijn zitten, maar dat zitten ze vaak dan toch niet. Klein voorbeeldje: verkopers hebben een speciaal veldje in het ERP waarmee ze aangeven of iets een seizoeninlading is, zeg maar de grote orders aan het begin van het seizoen. Voor warehousing is dit cruciale informatie maar niemand had bedacht dat dit veldje ook voor hen zichtbaar moet zijn. Op zulke dingen moet je heel scherp zijn.”

 Wat is je tip voor andere bedrijven?

“Mijn belangrijkste tip is dat je, als het even kan, een IT-project niet in één klap moet willen uitvoeren. Probeer het te faseren. We hebben tegelijkertijd met het ERP ook de Warehouse Management module ingevoerd, en dat hadden we achteraf beter in een apart project kunnen doen. Voor de rest had ik helaas geen keus. We konden moeilijk zeggen: we doen het wel even zonder Slim4 of zonder CRM. Voor het WMS had dat wel gekund en was het achteraf ook verstandig geweest.

“Je moet ook niet onderschatten wat de impact is van een IT-project op je organisatie. Zeker voor een MKB-bedrijf, zoals wij. Je haalt sleutelfiguren voor langere tijd uit hun dagelijkse operatie en je vraagt ze dingen te doen die ze nog nooit hebben gedaan. Daar moet je ze inhoudelijk en soms ook emotioneel goed in ondersteunen. Als een project lang duurt, kan je met uitval te maken krijgen van consultants of key users, om uiteenlopende redenen. Denk vooraf na hoe je dergelijke situaties gaat opgevangen. Als je een project kunt opknippen, heb je ook daar minder last van.”