Als afdelingshoofd Service & Supply bij logistiek dienstverlener Pon Logistics houdt Hans Carels zich bezig met het aansturen van de planners die voor klanten de voorraad beheren. Het IMCC stelde hem vijf vragen over hoe voorraadbeheer-as-a-service in z’n werk gaat.
Wat is Pon Logistics voor een bedrijf?
“Wij zijn één van de ruim tachtig bedrijven die vallen onder het wereldwijd opererende Pon-conglomeraat, dat in Nederland onder andere Volkswagen-merken importeert. Pon Logistics levert logistieke diensten aan andere Pon-bedrijven, maar we hebben ook opdrachtgevers buiten Pon. Andersom staat het andere Pon-bedrijven vrij met andere logistieke dienstverleners in zee te gaan. Bij tenders zijn we dan gewoon één van de partijen die meedoen.
“In Nederland hebben we zes vestigingen, waaronder een car terminal van 200.000 m2 in Leusden en diverse onderdelenmagazijnen verspreid over het land. Een van de warehouses die veel mensen kennen, is die in Barneveld, langs de A1. Met ruim vierhonderd medewerkers bieden we een breed palet aan logistieke diensten. Dit varieert van fysieke distributie, inslag, opslag en transport tot value added services. Een voorbeeld hiervan is het ombouwen van de Volkswagen Amarok pickup trucks voor het Ministerie van Defensie. Ook bieden we de opdrachtgevers consultancy en diensten op het gebied van supply chain management, zoals voorraadbeheer.”
Voorraadbeheer als dienst; hoe werkt dat eigenlijk?
“Het komt erop neer dat wij voor onze klanten niet alleen de logistiek uitvoeren, maar ook de optimale voorraadhoogtes bepalen en bestellingen plaatsen. Het gaat erom, dat we een bepaalde prestatie verrichten, bijvoorbeeld dat we per klant de juiste servicegraad realiseren en zorgen dat de kosten binnen grenzen blijven. Hier moet je duidelijke afspraken over maken, zonder alles dicht te timmeren. Dat kan ook niet. Zoiets als servicegraad kun je wel op tien verschillende manieren meten. Opdrachtgevers denken bovendien in euro’s, dus in voorraadwaarde, terwijl voor ons een KPI als omloopsnelheid veel relevanter is.
“Opdrachtgevers willen ontzorgd worden zodat ze zich volledig op hun commerciële activiteiten kunnen focussen. Discussies over omloopsnelheid en servicegraad zijn voor hen minder relevant; dat moet gewoon goed geregeld zijn. Ze willen weten wat het hele logistieke apparaat hen kost, zodat ze op correcte wijze hun marges kunnen bepalen. Het is onze taak om dit inzichtelijk te maken en hen in staat te stellen de juiste keuzes te maken. Stel dat een leverancier niet goed presteert, dan moeten wij dit signaleren en aangeven welke consequenties dit heeft voor de kosten en de servicegraad richting klanten. Het is dan aan de opdrachtgever om met zo’n leverancier om tafel te gaan zitten. Wij helpen daarbij, maar wij bepalen niet van welke leverancier afscheid genomen moet worden.
“Als externe planningsafdeling zijn we continu in overleg met opdrachtgevers; op operationeel vlak, maar ook op tactisch en strategisch niveau. Omstandigheden veranderen en dat vraagt telkens weer om andere oplossingen. Een mooi bijvoorbeeld zijn de sets met winterbanden die we jarenlang uit voorraad hebben geleverd. Tegenwoordig worden deze sets vrijwel standaard bij een nieuwe auto uitgeleverd, waardoor de vraag veel beter planbaar is geworden. In overleg met de opdrachtgever hebben we toen besloten om wintersets voortaan op order uit te leveren en niet meer uit voorraad. Wij hebben de analyse gemaakt, de opdrachtgever heeft de beslissing genomen.”
Voor welke bedrijven doen jullie het voorraadbeheer?
“Wij doen momenteel het voorraadmanagement voor opdrachtgevers binnen en buiten Pon. Enkele bedrijven voor wie we de voorraad beheren zijn MAN Truck & Bus, MotracLinde en Pon’s Automobielhandel. In totaal beleveren we zo’n 550 bedrijven, dat zijn dus de klanten van onze opdrachtgevers.
Wat kan Pon wat opdrachtgevers niet kunnen?
“Voorraadbeheer is een complex vak. Veel bedrijven hebben daar te weinig kennis van in huis. Wat je vaak ziet, is dat voorraadplanners vanuit de commercie worden gedreven. Ze sturen op inkoopprijs en hebben minder zicht op de integrale kosten die ze veroorzaken. Wij hebben dit overzicht juist wel en zijn daarmee ook echt gesprekspartner. Wij stellen de opdrachtgever in staat betere beslissingen te nemen, bijvoorbeeld welk deel van het assortiment je op order en welk deel je beter uit voorraad kunt leveren.
“Omdat wij voor verschillende typen bedrijven werken, zijn onze planners breed georiënteerd en bouwen ze kennis op die je als planner binnen een productie- of handelsbedrijf nooit zult krijgen. Onze planners delen best practices en leren van elkaar. Learnings vanuit het ene assortiment kun je toepassen bij het andere. We weten precies op welke KPI’s je in welke situatie moet sturen. Een begrip als servicegraad heeft in een handelsomgeving een heel andere betekenis dan in een service-operatie.
“Een praktisch punt is dat onze planners elkaar vervangen bij ziekte of vakantie. Dit lijkt een klein dingetje, maar je staat soms versteld van de kosten die hiermee zijn gemoeid. Een groot deel van de foute bestellingen binnen een bedrijf ontstaat vaak als planners tijdelijk worden vervangen door medewerkers met andere expertise. Dit leidt tot allerlei rework en soms zelfs tot incourante voorraad. Voorraadbeheer is een specialistisch vak dat je niet zomaar even door een collega kunt laten doen.”
Wordt het uitbesteden van voorraadbeheer de toekomst?
“Ik denk dat voorraadbeheer wel eens de next step in outsourcing kan worden, na warehousing en transport. De urgentie om de juiste artikelen beschikbaar te hebben wordt groter en bedrijven moeten grip krijgen op de integrale kosten om hun marges overeind te houden. Met inkopers die zich alleen focussen op prijs en marge, red je het dan niet meer.
“Tegelijkertijd realiseer ik me ook dat het voor veel bedrijven een hele drempel is het voorraadbeheer aan een logistieke dienstverlener uit te besteden. Iemand die jouw geld gaat uitgeven, dat is best eng. Maar door goede afspraken te maken en inzicht in kosten te geven, kun je dit bezwaar snel wegnemen. Bedrijven zullen voorraadbeheer steeds meer als een bedrijfskritieke taak gaan beschouwen. Voor het beste resultaat laat je dit over aan een specialist.”
Login om te reageren op dit artikel