Verbeterslag Dijkgraaf-Reinders smaakt naar meer

Horecagroothandel Dijkgraaf-Reinders in Apeldoorn heeft de eerste stap gezet in een verbeterproject waarin het met minder voorraad een betere servicegraad richting klanten wil bieden. Logistiek manager Henk Achterberg en voorraadbeheerder Cornel van Ark over de bereikte resultaten en de vervolgstappen. 

Henk Achterberg en Cornel van Ark van Dijkgraaf-Reinders (foto Carola Doornbos)

Dijkgraaf-Reinders is leverancier van food en non-food aan restaurants, cafetaria’s, scholen en zorginstellingen. Als middelgrote horecagroothandel moet het zich enerzijds staande weten te houden tussen grotere spelers als Sligro, Hanos en Deli XL en anderzijds nieuwe concurrenten uit B2C-foodretail, die zich ook meer op de horecamarkt zijn gaan richten. Het bedrijf moet zich onderscheiden door dicht tegen de klant aan te kruipen, het bieden van goede service en een flexibele houding.

Henk Achterberg en Cornel van Ark vertellen over hun project waarmee ze meer grip kregen op de voorraad en over de vervolgstappen die dit uitlokte.

Wat is vanuit voorraadperspectief jullie grootste uitdaging?

“Onze grootste uitdaging is leverbetrouwbaarheid”, vertelt logistiek manager Henk Achterberg. “We willen zo min mogelijk nee-verkopen, maar onze klanten hebben vaak een grillig vraagpatroon. De menukaart gaat op de schop, en dan moeten we van de ene dag op de andere compleet andere artikelen leveren. Of er is een groot evenement of een bedrijfsfeest waarover we niet waren geïnformeerd. Dan kan de vraag opeens omhoog schieten. We willen onze klanten zo goed mogelijk helpen en gaan hier ook heel ver in, maar het is soms lastig om aan zulke onverwachte pieken in de vraag te voldoen.”

Een andere logistieke uitdaging betreft het versassortiment en andere kort-houdbare artikelen, vertelt voorraadbeheerder Cornel van Ark. “Ik moet dus strak sturen op houdbaarheidsdatum, maar dat wordt bemoeilijkt doordat wij op een vaste dag in de week worden beleverd en wij ook veel van onze klanten op een vaste dag leveren. Bij een product als rosbief met een THT van slechts vijf dagen is dat best een uitdaging. We lossen dit altijd wel weer op, maar het is altijd een heel geregel.”

Wat was de aanleiding voor het voorraadoptimalisatie-project?

“We kwamen er steeds meer achter dat ons ERP-systeem veel te weinig ondersteuning bood voor de voorraadplanning”, zegt Achterberg. “Een groot deel van ons assortiment doorloopt een seizoenspatroon, maar ons ERP houdt maar zes weken verkoophistorie bij. Je kunt in ERP ook geen servicegraad instellen. Je kunt handmatig de min/max-hoogtes instellen, maar dat is voor een assortiment met 11.000 artikelen geen doen.”

Voorraadbeheerder Van Ark was dagelijks een groot deel van zijn tijd bezig met inschatten van de toekomstige vraag en het handmatig samenstellen van inkooporders. “Leveranciers hanteren minimale bestelhoeveelheden dus moet je echt inzicht hebben in de toekomstige vraag. Dit geldt ook voor de zogenaamde blokorders. Onze inkooporganisatie heeft met bepaalde leveranciers afgesproken dat we een paar keer per jaar met korting kunnen inkopen. Voor de lang-houdbare artikelen wil je dan in één keer voor een flink tijd vooruit bestellen. Dit was altijd een enorm gepuzzel.”

Dit alles leidde er toe dat er te veel voorraad in het magazijn lag. Een deel daarvan was bovendien incourant. Ook kwam het te vaak voor dat het bedrijf nee moesten verkopen omdat een artikel uit voorraad was geraakt.

Welke verbeterstappen hebben jullie tot nu toe gezet?

Achterberg: “We zijn ons als eerste gaan verdiepen in nieuwe software voor het aansturen van onze voorraad. We hebben wat leveranciers met elkaar vergeleken en kwamen uiteindelijk bij Slimstock uit. De oplossing die zij bieden, Slim4, bevatte precies die functionaliteit die wij nodig hadden. In oktober vorig jaar zijn we live gegaan. Het resultaat is dat we nu veel beter in staat zijn te bepalen wat we op voorraad moeten leggen, rekening houdend met seizoenspatronen, gewenste servicelevels en al die andere zaken. Het systeem biedt bovendien de perfecte ondersteuning voor het samenstellen van orders. Met één druk op de knop kun je een order met de juiste artikelen aanvullen tot een gewenst bedrag, op basis van intelligente forecasts en rekening houdend met THT.”

Was Van Ark voorheen vaak tot twee uur ’s middags bezig met het draaien van verkoopanalyses en het klaarzetten van inkooporders, zijn job is inmiddels totaal veranderd. “Het systeem genereert automatisch de inkoopadviezen en ik hoef alleen de uitzonderingen na te lopen. Ik ben er vaak in een uurtje mee klaar. In plaats van bestellen kan ik me nu echt op het voorraadbeheer richten. Ik heb meer grip op de voorraad gekregen en kom niet meer voor verrassingen te staan.”

En de resultaten beginnen ook zichtbaar te worden, vertelt Achterberg. “De voorraad is met tien procent gedaald. Maar nog belangrijker is dat we het aantal manco’s met dertig procent hebben verlaagd waardoor de servicegraad naar klanten is verbeterd. Daarnaast heb we zicht gekregen op incourante voorraad. Het systeem geeft een signaal wanneer een product incourant dreigt te worden zodat onze verkoopafdeling actie kan ondernemen om te voorkomen dat we het uiteindelijk moeten afschrijven.”

Wat zijn de vervolgstappen?

Er zijn grofweg drie richtingen waarin de heren denken zich verder te kunnen verbeteren: ketensamenwerking met toeleveranciers en klanten, assortimentsbeheer en het optimaliseren van bestelhoeveelheden.

“De implementatie van Slim4 heeft ons meer inzicht in onze leverprestatie gegeven”, zegt Van Ark. “We zijn er achter gekomen dat zestig procent van onze manco’s door leveranciers wordt veroorzaakt. De uitdaging is nu om met deze leveranciers in gesprek te gaan en samen te kijken hoe we de manco’s kunnen reduceren. Zeker voor grote toeleveranciers als Unilever en Procter & Gamble zijn we een kleine speler. We willen met hen onze forecasts gaan delen. Als we een leverancier inzicht geven in wat we de komende maanden verwachten te gaan doen, kan hij hier beter op anticiperen.”

Een soortgelijk verhaal geldt voor de samenwerking met klanten. Als deze Dijkgraaf-Reinders bijvoorbeeld eerder informatie geven over een aanstaande wisseling van de menukaart, dan kan de groothandel hier tijdig op inkopen.

“Waar we ook nog een slag kunnen maken is assortimentsbeheer”, vult zijn collega Achterberg aan. “Als je in ons artikelbestand naar ‘kroket’ gaat zoeken, krijg je 120 SKU’s als resultaat! Dat heeft met verschil in verpakkingsvormen te maken maar ook van de standaard doos van 28 stuks hebben we nu tien verschillende merken. Dat is gewoon te veel. Door al die verschillende soorten veroorzaken we onze eigen THT-problemen. Samen met onze verkopers moeten we hier iets voor bedenken. Ik merk dat ze huiverig zijn om dit bij klanten aan te kaarten maar dat is helemaal niet nodig. Met een minder uitgebreid assortiment kunnen we scherper inkopen en dit prijsvoordeel kunnen we doorgeven aan de klant. Het is voor hen dus ook gunstiger.”

De derde verbeterslag die het bedrijf nog van plan is te gaan maken ligt op het vlak van bestelhoeveelheden oftewel de EOQ’s: de economic order quantities. Achterberg: “We zijn gewend bij iedere leverancier wekelijks te bestellen, maar hebben nooit goed uitgerekend of dit wel zo verstandig is. Zeker voor lang-houdbare artikelen kan het veel efficiënter zijn maandelijks te bestellen.”

De eerste stap is dus gemaakt, maar de volgende verbeterslagen beginnen zich al af te tekenen. Stap voor stap krijgt Dijkgraaf-Reinders meer grip op zijn voorraad.