Pascal van den Berg en Fabian Viel van Nooteboom Trailers (Foto: Dennis Vloedmans)
Wat is jullie rol binnen het bedrijf?
Fabian: “Als Material Manager zijn wij verantwoordelijk voor de planning en optimalisatie van het inkoopproces. Daarnaast hebben wij beide een portfolio van toeleveranciers waarvoor we allerlei zaken afstemmen en ook zelf de bestellingen plaatsen. We zijn samen voornamelijk bezig met het stroomlijnen van de toevoer van ingangsmaterialen en spare parts.
Pascal: “Op basis van de stuklijsten van een trailer beoordelen wij voor ieder nieuw onderdeel welke leverancier hier bij past. Dit doen we aan de hand van werkstandaarden en de afspraken die zijn gemaakt met de leveranciers. Doel is te voorkomen dat er later issues, manco’s en afkeur ontstaan die de productie kunnen verstoren.”
Hoe ziet jullie werkdag eruit?
Fabian: “We hebben in totaal 190.000 verschillende artikelnummers, verdeeld over verschillende materiaalgroepen. De diversiteit en volume van ons artikelbestand is te groot om dagelijks te evalueren. Om deze reden hebben wij ons artikelbestand verspreid over de week, dus verdeeld op werkdagen, en vervolgens selecties gemaakt op basis van leverancier of product. Op dinsdag en donderdag worden bijvoorbeeld banden besteld, op vrijdag hydraulische spare parts, etc. Het voordeel van zo’n vast schema is dat het rust geeft in de organisatie en richting toeleveranciers. Intern kunnen we onze processen hier op inrichten en de leverancier kan zijn productie hier op afstemmen.
“We beginnen de dag altijd met het exporteren van de productieorders vanuit ons ERP-systeem, Microsoft Dynamics NAV, naar ons overkoepelende planningssysteem Slim4. Van daaruit worden de inkoopadviezen voor de hoofdgroep van die dag berekend, rekening houdend met servicegraden, staffels, levertijden en consolidatie van toekomstige vraag.”
Pascal: “Vervolgens is het onze taak de besteladviezen uit Slim4 gericht te controleren. Het streven is om dit tot een minimum te beperken door automatische controleregels in te bouwen. Hiermee checkt het systeem zelf of er bijvoorbeeld geen end of life-producten tussen de bestellingen staan, of dat er meer non stock-items worden besteld dan strikt nodig voor productie. Door dit zo veel mogelijk te automatiseren, kunnen we straks blind op de planning vertrouwen. Dat is ons ultieme doel.
“Naast het controleren en versturen van inkooporders, zijn we ook een deel van onze tijd bezig met het behandelen van spoedorders en het oplossen van leverproblemen. De signalen hiervoor krijgen we zowel vanuit het ERP-systeem als uit Slim4.”
Wat is het belangrijkste doel van jullie functie?
Fabian: “Het belangrijkste doel van ons werk is zorgen dat voor de productie van onze trailers altijd de juiste materialen op het juiste moment aanwezig zijn. En tegelijkertijd een zo hoog mogelijke omloopsnelheid in de voorraad.”
Pascal: “En verder is het zaak dat het inkoopproces zelf zo efficiënt mogelijk verloopt. Dat we onze tijd zoveel mogelijk kunnen richten op het optimaliseren van processen en zo min mogelijk brandjes hoeven te blussen.”
Wat is de rol van software?
Pascal: “Zonder Slim4 zouden we bij de inkoopplanning volledig moeten afgaan op de MRP-run uit ons ERP. Dan zouden de voorraadkosten de pan uitrijzen. MRP rekent namelijk precies uit wat je nodig hebt voor de productie en gaat daarbij uit van een 100% servicegraad. Maar voor een heleboel materialen is dat helemaal niet nodig. Bijvoorbeeld voor een lampje dat je bij wijze van spreken op iedere hoek van de straat kunt kopen, is een servicegraad van 80% of 90% ook wel goed. In Slim4 kun je dat nauwkeurig instellen en wordt de juiste afweging gemaakt tussen materiaalbehoefte en voorraadkosten.”
Fabian: “Zonder de planningssoftware zou de materiaalplanning voor ons ook een enorm tijdrovend proces worden. We zouden iedere dag alle materialen moeten nalopen en controleren. De software stelt je in staat je op de uitzonderingen te concentreren. Wat ik bovendien zou missen zijn de grafische overzichten waarin je heel makkelijk trends en afwijkingen in de vraag naar materialen kunt zien.
Wat is jullie ambitie voor de toekomst?
Pascal: “Mijn uitdaging is om de software die we gebruiken nog beter te leren kennen en het inkoopproces steeds verder te optimaliseren. Ik denk dit zeker de komende jaren nog met veel plezier te kunnen doen.”
Fabian: “Hetzelfde geldt voor mij. Dit is mijn eerste baan dus ik kan hier nog ontzettend veel leren. Over Slim4 wil ik graag zoveel mogelijk leren omdat ik hier veel toekomst in zie. Daarnaast is het mijn ambitie om ooit ook nog eens een jaar in China te kunnen werken. Voor mijn studie ben ik daar al eens een half jaar geweest en dat heeft heel veel indruk op me gemaakt.”