Xerox 90% minder incourante voorraad door slimmere planning

Introductie, infasering, volwassenheid, uitfasering, voor elke fase van de productlevenscyclus van een product, hoort een andere voorraadstrategie. Een bedrijf dat dit tot in de perfectie heeft doorgevoerd is de spare parts-planningsafdeling van Xerox in Venray. Tijdens de Nationale Voorraaddag vertelde Theo Claessens vanuit zijn rol als Global Planning & Procurement Manager hoe dit in z’n werk gaat.

Product Lifecycle Management is erop gericht de juiste voorraadstrategie te hanteren voor iedere levensfase waarin een product zich kan bevinden. Voor het plannen van reservedelen, spare parts, gaat dit een stapje verder, vertelt Claessen tijdens het congres. “De copiers en printers die wij leveren doorlopen een bepaalde levenscyclus, de levenscyclus van een part is hier een afgeleide van. Bij de planning van de spare parts zijn twee momenten cruciaal: het moment dat een machines niet meer wordt verkocht, dat noemen wij het Stop Order Taking-moment, en het moment dat we contractueel geen service meer bieden, het End of Service-moment.”

End of Service

Spare parts planning is een afweging tussen beschikbaarheid en het voorkomen van incourantie. “Alles is erop gericht om aan het eind van de serviceperiode met zo min mogelijk onbruikbare spare parts te blijven zitten”, vertelt Claessens. Xerox is al meer dan tien jaar geleden begonnen met het optimaliseren van voorraad op basis van product lifecycle management.

Een lastig punt bij product lifecycle management is het herkennen van de overgangen dus wanneer een artikel van de ene fase in de andere belandt. Bij spare parts is dat extra complex omdat die in meerdere type machines zitten. Het bepalen van de parts lifecycle is feitelijk een aggregatie van de levenscycli van een heel reeks machines. Claessens laat een grafiek zien waaruit dit duidelijk naar voren komt. “De End of Service-datum bepalen we op basis van het langst levend eindproduct.”

Gespecialiseerde planners

Iedere fase van de spare part levenscyclus heeft zijn eigen optimale voorraadstrategie. Om dit te ondersteunen heeft Xerox een zeer geavanceerd planningsysteem in gebruik. Claessens toont een scherm waarin per spare part voor iedere fase de juiste forecasttechniek wordt geselecteerd. “Het systeem komt met een voorstel, de planner kan deze indien nodig aanpassen.”

De planners spelen een cruciale rol in de voorraadplanning bij Xerox. Deze hebben zich allemaal vergaand gespecialiseerd in één fase van de levenscyclus:
• Launch Planners: richten zich op het vullen van de pijplijn en het realiseren van hoge servicelevels.
• Supply/Demand Planners: richten zich op de volwassen fase waarbij hoge service levels gerealiseerd worden met lage voorraden, wekelijkse leveringen en minimale kosten.
• Repair Planners: gericht op het optimaliseren van de productiviteit van de reparatie-afdeling.
• End of Life-planners: afbouwen van de pijplijn en tegelijk door het slim alloceren en repareren van onderdelen toch de gewenste servicegraad weten te realiseren.”

Stock health

Claessens besluit zijn presentatie met een betoog over de stock health: een indicatie voor de planners om te zien hoe goed ze plannen. Claessens: “Dit is een meting van de kwaliteit van de voorraad. We hanteren hierbij een indeling in groene, gele, rode en zwarte voorraad. Iedere planner ziet in één oogopslag hoeveel van ‘zijn’ voorraad in de gevarenzone zit en kan hier dus direct actief op gaan sturen.”
De geavanceerde manier van spare parts planning heeft bij Xerox de afgelopen jaren tot aansprekende resultaten geleid. Claessens: “De afgelopen tien jaar zijn we erin geslaagd de incourante voorraad met negentig proscent te verlagen.”