Tja, die had Koos niet aan zien komen. Hij vond zelf wel al een tijdje dat er een leveranciersbeoordelingssysteem moest komen, maar kon er domweg de tijd niet voor vinden. Hij was te druk de dagelijkse operatie in de lucht te houden. En nu was zijn baas hem voor. Maar waar moest hij beginnen? Op welke manier en in wat voor een systeem kon hij de prestaties van zijn leveranciers het beste vastleggen?
Dit is deel 3 uit een reeks van 5 blogs over leveranciersbeoordeling. In deel 1 werd ingegaan op je eigen rol in de prestaties van de leverancier. In deel 2 bespraken we een top 10 van mogelijkheden en voordelen van leveranciersbeoordeling. In dit derde deel geef ik iedereen die van plan is leveranciersprestaties te meten, een leidraad bij de keuze van een systeem.
Het kiezen van het juiste systeem voor leveranciersbeoordeling hangt vooral af van drie fundamentele zaken:
- Scope en ambitie
- Budget
- Volwassenheid van de afdelingen logistieke en inkoop
Scope en ambitie
Wat wil je bereiken met je leveranciersbeoordeling? Heb je maar 1 probleem, bijvoorbeeld tijdige leveringen, en verwacht je niet dat je ooit interesse zult hebben in het oplossen van nog andere problemen, dan wordt je systeem redelijk overzichtelijk. Dat lukt je bij wijze van spreken nog op de achterkant van een bierviltje.
Reiken je ambities verder, omdat je bijvoorbeeld meerdere logistieke, commerciële, financiële en/of kwaliteitszaken wil gaan beoordelen, of omdat je gewoon beter beslagen ten ijs wil verschijnen bij leveranciersgesprekken, dan wordt het uiteraard een ander verhaal. Gelukkig maken grotere ambities de benodigde investering niet noodzakelijk veel hoger. Ook het tijdsbeslag zal wel toenemen, maar zeker niet recht evenredig.
Het aantal leveranciers speelt natuurlijk ook een rol. Koop je in bij 30 leveranciers, dan zal het opzetten van een heel systeem nauwelijks opwegen tegen de inspanning. Pas vanaf 50 leveranciers/€15 miljoen aan inkoop wordt het zinvol je te laten ondersteunen door een systeem.
Budget
Niet veel inkopers blijken over een eigen budget te beschikken. Ze zullen altijd één etage hoger moeten bedelen voor geld. Als een leveranciersbeoordelingssysteem een wens is vanuit de inkoop, dan is het in de praktijk nog knap lastig om middelen los te krijgen. “Och beste Peter, je hebt dat toch altijd prima in Excel gedaan? We hebben nu even wat andere projecten waar we in moeten investeren. Kom volgend jaar nog eens terug.” Een jaar later blijkt het toch nog heel lastig het kluitje weer uit het riet te halen.
Slimmer is het om samen op te trekken met je collega van logistiek/supply chain. Die heeft veelal wel budget. En een leveranciersbeoordelingssysteem is, kort gezegd, voor beiden even interessant:
- voor de inkoper om beter, met onderbouwde argumenten, verbeteringen uit te kunnen onderhandelen;
- voor de logistiek om procesverstoringen en foutkosten te reduceren.
In deel twee hebben we het kort gehad over de businesscase: probeer met behulp van een model een gevoel te krijgen van de mogelijke besparingen die er te behalen zijn met leveranciersbeoordeling. Ik bied hier voor geïnteresseerden nogmaals de mogelijkheid aan om een dergelijk model toe te sturen. Velen hebben dat, tot mijn grote verrassing, al aangevraagd. Hopelijk zet dit model het beschikbare budget enigszins in perspectief.
Volwassenheid van de organisatie
Misschien een open deur, maar je kunt een prachtig ingericht systeem met prachtige beoordelingscriteria en dito resultaten tot je beschikking hebben, als het team niet capabel genoeg is ze te benutten, dan wordt het een verkwisting van tijd en geld. Paarlen voor de zwijnen. Nu heb ik altijd geleerd dat de interne organisatie de gezette ambities moet volgen i.p.v. andersom, maar in de praktijk is dat nog knap lastig.
Het ontwikkelingsmodel van Keough (1993) onderscheidt 5 verschillende volwassenheidsfases in de inkoop:
Login om te reageren op dit artikel