Inkoop versus voorraadbeheer … the battle

Inkopers zijn commercieel, extravert en nemen risico’s. Voorraadbeheerders zijn analytisch, introvert en nemen verantwoordelijkheid. Dat die twee vaak botsen is dus geen wonder, maar hoe krijg je ze op één lijn? Daarover hielden Robert Driessen van What’s The Price (WTP) en Jan Kraaijeveld van Slimstock de eerste College Tour van dit seizoen. 

Ter opvolging van de beurs ICT&Logistiek organiseren het IMCC en zijn partners een reeks seminars, verspreid over het land. Onder de naam College Tour gaan expertsprekers in op een specifiek onderwerp binnen supply chain management. In de eerste editie van dit seizoen stond de ‘strijd’ tussen inkopers en voorraadbeheerders centraal. Wat zijn de tegenstellingen tussen de twee afdelingen? Waar komen ze vandaan? En bovenal: Hoe lossen we het op? Het seminar bestond dus ook uit drie delen: conflict, verklaring en oplossing.

Om de boodschap duidelijk en herkenbaar te maken, hielden ‘inkoper’ Robert Driessen van WTP en ‘voorraadbeheerder’ Jan Kraaijeveld van Slimstock een echte battle. Ze hadden er duidelijk zin in en beide mannen speelden hun rol met verve. Op het projectiescherm werden karikaturen van beide functies afgebeeld: een man in pak, blakend van zelfvertrouwen (de inkoper) en een nerd-achtige man in T-shirt die schuw in de lens kijkt (voorraadbeheer). Aanwezig op het seminar zijn zowel mensen van Supply Chain als van Inkoop, veelal van eenzelfde bedrijf, waardoor de spanningen ook in de zaal (The Duke in Nistelrode) soms hoog opliepen.

Lage inkoopprijs versus incourantie

Om de kaders neer te zetten gaven Driessen en Kraaijeveld een korte inleiding in hun eigen vakgebied, waarbij de eerste speldenprikjes al werden uitgedeeld. Voor goed voorraadbeheer moeten bedrijven volgens Kraaijeveld een aantal tactische keuzes maken, bijvoorbeeld over welke artikelen ze uit voorraad dan wel op order willen leveren. “Vooral bij nieuwe producten gaat dit vaak mis”, zegt hij richting Driessen. “25% van alle incourante voorraad is het gevolg van wat jullie tijdens de eerste inlading hebben ingekocht. Wij van voorraadbeheer worden er op aangesproken, maar het probleem ontstaat natuurlijk bij inkoop.”

Robert Driessen neemt het gelijk op voor de inkopers, schiet in z’n rol, en verkondigt met uitgestreken gezicht dat voorraadbeheerders “niet zo moeten zeuren” over incourantie. Inkopers hebben vaak goede redenen om meer in te kopen dan voorraadbeheer denkt dat verstandig is. “Spullen die uit China komen moet je juist ruim inkopen. Voorraadbeheerders hebben een voorkeur voor kleine bestellingen bij lokale leveranciers, maar beseffen niet dat de kostprijs in China soms maar een derde is van wat we hier in Europa betalen. Uit die inkoopwinst kun je best wat incourante handel financieren.”

De voorraadbeheerders in de zaal springen bijna uit hun vel, als Driessen zijn rol van ‘pedante inkoper’ zo aandikt. Hier wordt een gevoelige snaar geraakt. “Misschien goed voor je bonus, maar denk je ook na over wát je in China moet kopen? ”, roep iemand. “Heb je je verdiept in wat de vraag naar dit product zal zijn?”, roept een ander. “Heb je zomaar wat ingekocht of heb je ook naar de juiste varianten gekeken? Mogen we onverkochte artikelen naar de leverancier retourneren?” Driessen laat de kritische feedback van zich afglijden, en vindt dat het voorraadkamp maar negatief reageert. “Kom op jongens, jullie moeten wel een beetje in jullie eigen producten geloven!”

Lef versus verantwoordelijkheid

Jan Kraaijeveld kijkt de discussie geamuseerd aan: “Wat je hier ziet gebeuren is dat iedereen vanuit zijn eigen perspectief reageert. Beide partijen hebben gelijk, maar gelijk hebben is iets anders dan gelijk krijgen. Dat weten voorraadbeheerders helaas maar al te goed omdat ze tijdens vergaderingen vaak worden ondergesneeuwd door afdelingen die harder schreeuwen.”

Wat volgens Driessen zeker meespeelt is dat inkopers en voorraadbeheerders ander type mensen zijn; inkopers zijn commercieel, nieuwsgierig en zijn bereid met lef grote beslissingen te nemen. Voorraadbeheerders daarentegen zijn analytisch, evenwichtig en hebben een hoog verantwoordelijkheidsbesef. Driessen: “Dat verklaart ook waarom voorraadmensen oprecht boos reageerden toen ik daarnet met branie verkondigde dat ik zo’n gave inkoopdeal had gescoord. We zitten in elkaars allergie.”

Een andere verklaring is dat afdelingen verschillende doelstellingen nastreven en op andere KPI’s worden afgerekend. Inkopers krijgen op het eind van het jaar een bonus als ze de verdiensten hebben gerealiseerd, voorraadplanners doen het goed als ze met minder voorraad een betere servicegraad hebben bereikt. Hierin zit een tegengesteld belang. Om dit op één lijn te brengen presenteert Driessen een aantal modellen waarin hij onder andere aangeeft wat de leidende KPI’s zouden moeten zijn en wie wanneer in de lead moet zijn.

In het resterende deel van het seminar geven Kraaijeveld en Driessen vele voorbeelden en praktische tips om de muur tussen inkoop en logistiek te slechten. De deelnemers in de zaal krijgen zichtbaar meer begrip voor elkaars standpunten. “Eigenlijk best leuk om eens door een inkoopbril naar voorraad te kijken”, zegt één van de voorraadbeheerders op een gegeven moment. Jan Kraaijeveld: “Als je elkaars drijfveren begrijpt en je hebt de intentie om echt met elkaar samen te werken, dan is de belangrijkste stap eigenlijk al gezet.”

Nieuwe battle op 27 februari 2019

Wegens het succes van deze eerste editie, heeft het IMCC besloten om een nieuwe in te plannen. Wilt u ook deelnemen aan de battle tussen inkoop en logistiek? Op woensdag 27 februari 2019 organiseert het IMCC een volgende editie met wederom Robert Driessen en Jan Kraaijeveld in de hoofdrol. Schrijf u snel in.