Zolang er voldoende voorraad is, kunnen Verkoop en Supply Chain best wel een heel soepele relatie hebben. Totdat de voorraad bijna op is… dan krijgen we spanning. Wie krijgt dat laatste artikel uit de voorraad?
Met het nieuwe jaar voor de deur leek het me een mooi moment om eens te kijken naar het (eerlijk?) verdelen van schaarse voorraad. Altijd een intrigerend issue, bij welke klant ik ook kom. Want overal is er wel eens sprake van schaarste. Of dit nu komt door een grondstoffenprobleem, een containerschip wat gekapseisd is of een fabriek die is afgebrand: op sommige momenten zie je als Supply Chain al dat er een probleem gaat ontstaan in de beschikbaarheid van een artikel of productgroep. En wat dan?
Verkoop is verantwoordelijk
Veel supply chain planners breken zich het hoofd over hoe ze om moeten gaan met schaarste. Ik probeer de discussie altijd heel plat te slaan: Supply Chain zorgt voor het binnenhalen van de voorraad en Verkoop is verantwoordelijk voor het verdelen van de voorraad. Als supply chain planner weet je vaak niet wat er speelt aan de verkoopzijde. Wellicht dat een bepaalde klant(groep) dreigt weg te gaan en is het leveren van dat ene schaarse artikel dé mogelijkheid om de klant binnen te houden. Of zorgt juist dat artikel bij een bepaalde klant voor een positieve marge. En misschien moeten juist alle klanten een deel van de restvoorraad uitgeleverd krijgen. Kortom: door de verantwoordelijkheid bij Sales neer te leggen, kunnen zij ook de commerciële belangen in het oog houden. Belangrijk hierbij wel is dat je moet oppassen dat er geen zaken worden beloofd, die je als bedrijf niet kunt waarmaken.
99 boze klanten
Veel ERP-systemen zijn standaard ingericht op het principe “first come, first serve”: oftewel: de oudste / eerste order wordt krijgt als eerste beleverd. Maar stel nu dat de eerste order een bestelling is van 1.000 stuks en je daarna nog 99 orders hebt van 5 stuks? Hoe ga je de laatste 1.000 stuks verdelen? Heb je straks 1 blije klant en 99 boze klanten? Of is klant 1 al geholpen met voorlopig 500 stuks en kun je dan 100 klanten blij maken? Hiervoor moet je vaak wel een en ander inregelen. Regelmatig ga ik hierover met Verkoop in discussie. Want de gemiddelde reactie van een verkoopcollega hierop is als volgt: “Ja, dat is toch niet zo moeilijk? Natuurlijk ga je die 1.000 stuks niet uitleveren aan één klant. Waarom houdt het systeem niet automatisch grote orders tegen, dat is toch niet zo moeilijk?”
Escalatiepad
Heb jij ook zo’n collega? Stel dan voor de grap eens de volgende tegenvragen: “En wat nu als die ene klant van 1.000 stuks dé A-klant is van het bedrijf en er elke week 1.000 bestelt? En hoe definieer je grote orders? Op basis van historie of op basis van forecast? Want stel nu dat het een net nieuwe klant betreft?” Grote kans dat er dan toch wat gesputter en gestotter ontstaat. Want zo makkelijk is het in de praktijk toch niet. Of dat de ene verkoopcollega zijn klanten toch net wat belangrijker vindt dan die van die andere collega. En daarom is het ook goed om een escalatiepad af te spreken: als Verkoop er onderling niet uitkomt, wie neemt dan het eindbesluit? Om te voorkomen dat we ruziënd het nieuwe jaar ingaan… Want eerlijk zullen we alles delen… of toch niet?
Gelukkig 2019!
Lees ook: Helft bedrijven verdeelt voorraad op basis van first-come-first-served.
Login om te reageren op dit artikel