Heb jij er ook zo eentje? Zo’n collega van de afdeling Inkoop die quasi nonchalant bij de koffieautomaat aan je vraagt of je ‘even’ een extra inkooporder kunt plaatsen van een paar duizend euro, omdat hij een fan-tas-tisch mooie deal heeft gescoord? Maar hoe fantastisch is die deal nu echt?
Over het algemeen is mijn natuurlijke reactie “NEE” (of kun je rekenen? Reken er maar niet op…). Dat zorgt namelijk dat mijn collega Inkoper heel erg zijn best gaat doen om mij te overtuigen van het feit dat ik toch echt die order moet gaan plaatsen. Natuurlijk wil ik eerst even alle feiten weten: wat is de nieuwe inkoopprijs van deze fantastische deal? Hoeveel moet ik er dan bestellen? Wanneer komt dit dan binnen? En niet geheel onbelangrijk: welke voorwaarden zijn er gesteld aan deze deal?
Zo had ik een collega die de volgende fan-tas-tisch mooie deal had gescoord: als wij nu aan het einde van het jaar vast voor de komende 3 maanden vooruit zouden willen bestellen, dan kregen wij een euro extra korting per ingekochte verpakking. En, werd mij verzekerd, dat is echt heel veel meer korting dan normaal. In dat soort gevallen kan ik het af met een bierviltje (of Post-It, aangezien ik geen bier drink): deze leverancier in kwestie bestelden wij namelijk al 2x per week per volledige vrachtwagen, omdat wij het grote volume niet kwijt konden in het magazijn. Dus heb ik mijn collega gevraagd of hij ergens een magazijn in de buurt wist voor de komende drie maanden. En of ik dan de kosten voor dit magazijn mocht verrekenen met zijn fan-tas-tische hoeveelheid extra marge.
Wellicht overbodig om te melden: de deal ging niet door……
Conflicterende doelstellingen
Natuurlijk is het niet zo gek dat men bij Inkoop verder niet nadenkt over wat de effecten zijn in het magazijn. Over het algemeen wordt een inkoper namelijk afgerekend op zijn inkoopmarges: hoe goedkoop kan hij de spullen inkopen? Maar de totale kosten voor een organisatie worden natuurlijk niet alleen bepaald door de inkoopprijs.
Om nu te voorkomen dat je iedere keer een bierviltje erbij moet pakken, is het wel fijn om samen met inkoop te komen tot gezamenlijke doelstellingen. Hierbij is het belangrijk dat het besef doordringt in de organisatie dat de inkoopprijs van de goederen niet hetzelfde is als de totale kosten. Want die paar procenten die een inkoper kan besparen op een individueel artikel door deze ergens in het Midden-Oosten te kopen in plaats van bij de lokale leverancier om de hoek, kan deze besparing heel makkelijk teniet worden gedaan door allerlei andere kosten. Denk maar aan zaken als: minimale afname-eisen van de leverancier (volle container, minimale orderwaarde, productie batches), transportkosten, financieringskosten & betalingstermijnen, ruimtebeslag in het magazijn, verschillen in productierondes (kleurverschillen), valutarisico’s, etc.
En daar ligt natuurlijk een prima rol voor de supply chain planner. Door het inzichtelijk maken van al deze kostencomponenten, kun je samen met Inkoop komen tot een gedegen afweging tussen leveranciers of verschillende inkoopvoorwaarden.
Bij één van mijn klanten hebben we dit dilemma opgelost door te werken met een gezamenlijk Supply Chain kostenmodel. Hierbij worden verschillende scenario’s doorgerekend door de supply chain planner in overleg met de inkoper. Op basis van de verschillende kostencomponenten wordt dan doorgerekend of de inkoper nu écht wel een fantastische deal heeft gescoord.
Lees ook het eerste blog van Wendy Kanters: De meest fantastische baan ter wereld
Login om te reageren op dit artikel