Wat kun je met een Product Information Management (PIM)-systeem?

Deel twee in de vijfdelige blogserie over master data gaat over Product Information Management (PIM)-systemen. IMCC-expert Sjoerd Leiker legt uit wat de functie is van een PIM en waarom deze voor een bedrijf steeds belangrijker wordt.  

In mijn vorige blog ging ik in op de problematiek van groeiende assortimenten en hoe systemen verkoopmedewerkers kunnen helpen de juiste producten te adviseren. Essentieel hiervoor is dat je de master data op orde hebt. Een belangrijk instrument hierbij is een zogenaamd Product Information Management (PIM)-systeem, dat onderdeel kan zijn van een ERP pakket. In deze blog ga ik in op de werking en het nut van zulke PIM-systemen.

Wat is een PIM-systeem?

Het gaat bij een PIM in de basis over productdata. Daarbij moet je denken aan artikelnummers, omschrijvingen, merk, type, eigenschappen, toepassingsmogelijkheden, plaatjes, filmpjes, folders, marketingteksten, websiteteksten en alles meer wat er maar bij een product hoort. Doel is om productdata logisch en gestructureerd op te slaan zodat alles gemakkelijk is terug te vinden. PIM-systemen zijn steeds belangrijker geworden door de opkomst van webshops. Ze zijn ook wel Product Content Management (PCM)-systemen gaan heten en vormen vaak de basis voor de content van een webshop.

Opbouw van een PIM

Een belangrijke functie binnen PIM is de mogelijkheid om verschillende hiërarchieën aan te brengen waarmee je artikelen logisch kunt categoriseren. De meest basale hiërarchie is de standaard productgroepindeling met vaak een hoofd- en een subgroep en soms een sub-subgroep (en misschien zelfs verder). Bekijk hier een voorbeeld.

Het is ook mogelijk om verschillende hiërarchieën naast elkaar te hebben, dus met verschillende grondslagen voor het logisch groeperen. Denk hierbij aan seizoenen, omzetsnelheid, toepasbaarheid of maatvoering. Bekijk een voorbeeld.

Per categorie kunnen eigenschappen van artikelen worden toegewezen met op het artikel zelf de uiteindelijke werkelijke eigenschappen als omschrijvingen, toepassingsmogelijkheden en marketingteksten. Bekijk een voorbeeld.

Category management

In de retail, en ook in toenemende mate de groothandel, kennen we category managers. Zij zijn verantwoordelijk voor het succes van een categorie van artikelen. Om dat te kunnen moeten ze alle data ten aanzien van de artikelen in een categorie kunnen analyseren. Het is dus essentieel dat een categorie via het artikelnummer volledig analyseerbaar is in de tijd qua omloopsnelheid, marges, afprijzingseffecten en andere relevante zaken. Door een PIM te betrekken in de management rapportages zijn deze inzichten te creëren en kunnen bedrijven de juiste productbeslissingen nemen.

Master data in de keten

In de vorige blog hadden we het over een assortiment van 2.000.000 artikelen, in dit blog gaat het over categorieën en alle eigenschappen van artikelen. Dat is samen heel veel data, hoe houd je dat allemaal bij en actueel? Daar gaat het volgende blog over: “Hoe verloopt master data management in de keten bij verschillende partners”.

Lees ook blog 1 uit deze serie: Beheer van een groeiend assortiment