Supply Chain Collaboration stap 1: ken uw leverancier!

Hoe belangrijk bent u voor uw leverancier en zijn uw A-artikelen ook zijn A-artikelen? Hoe zit het met zijn leverbetrouwbaarheid en waarom eist hij van die onhandige bestelhoeveelheden? Is het eigenlijk wel handig dat hij helemaal in China zit? In dit artikel behandelt Paul Durlinger stap 1 in Supply Chain Collaboration: ken uw leverancier! 

Over Supply Chain Collaboration wordt vaak makkelijk gepraat: ketenpartners hoeven slechts informatie met elkaar te delen en slimme software zorgt voor de rest. Was het maar zo gemakkelijk. Goede ketensamenwerking vergt een hoog commitment van alle betrokken partijen en kent vele praktische uitdagingen. We beperken ons in dit artikel tot de eerste stap die vaak al tot veel nieuwe inzichten leidt: de relatie met uw leverancier.

1 Hoe belangrijk bent u voor uw leverancier?

Net zoals u belangrijke producten en klanten (veel omzet en marge) heeft, heeft uw leverancier die ook. En net zoals u graag aandacht wilt besteden aan belangrijke klanten, producten en product-marktcombinaties, doet uw leverancier dat ook. Dus uw eerste opgave is te achterhalen of u een A-, B- of C-klant bent voor uw leverancier.

De tweede vraag die u moet beantwoorden is: zijn uw A-producten ook de A-producten van uw leverancier, of zijn het toevallig zijn C-producten? Staat hij te juichen als hij weer een bestelling van u ontvangt? Of slaakt hij een diepe zucht als hij zijn hele machinepark weer mag ombouwen, omdat hij weer een exoot voor u mag maken? Is dit laatste het geval, en u bent toevallig ook nog een C-klant voor hem, dan zit u in een positie waarin u weinig heeft te eisen. U mag blij zijn dat hij u nog levert …

Onderstaande tabel geeft het risicoprofiel aan van uw productportfolio ten op zichte van die van uw leverancier.

De roodgekleurde combinaties zijn probleemgevallen. De leverancier zal alleen maar zijn best doen als u voor hem een A-klant bent. Bent u daarentegen een C-klant, dan zullen de rechtse cellen diep rood kleuren. Datzelfde zou ook wel eens kunnen gelden voor de middelste cellen. Vooral als uw leveranciers producenten zijn, is het kennen van deze relaties van groot belang.
Als uw producten voor hem C-producten zijn, zult u moeten investeren in de relatie. Probeer te achterhalen wanneer deze producent dit product gaat maken. Misschien doet hij dat maar één keer in de zoveel maanden. U moet zich afvragen waarom u juist dít product bij déze leverancier bestelt.

Lees ook onze wiki over het maken van een ABC-analyse

2 Produceert uw leverancier op order of op voorraad?

Een belangrijke factor in Supply Chain Collaboration is het logistiek concept dat uw toeleverancier hanteert, of beter: het klantenorder-ontkoppel-punt (KOOP). Voor een uitgebreide beschrijving van het KOOP verwijzen we naar Durlinger [2013]. In dit kader kijken we alleen naar de concepten make-to-stock en make-to-order, dus naar toeleveranciers die zelf produceren.

Make-to-stock

Bij make-to-stock produceert de leverancier zijn producten op voorraad en hanteert hij richting u een korte levertijd (voornamelijk transporttijd!). In dit geval schuilt het gevaar in de servicegraad van de leverancier. Helaas kan deze nooit 100% zijn, dus zullen er momenten zijn dat hij niet (alles) kan leveren. Welke klant van hem krijgt dan wel wat en wie krijgt niets? Als u in de gevarenzone zit (u bent een C-klant), is het raadzaam om extra veiligheidsvoorraad neer te leggen.

Make-to-order

Produceert de leverancier op order, dan geldt dit nog veel meer. Uw leverancier is dan minder genegen om voor u een kleine order op te starten. Zeker in procesmatige omgevingen met hoge omsteltijden is dit een issue.

3 Hoe betrouwbaar is uw leverancier?

Voor het optimaliseren van uw voorraad is de leverbetrouwbaarheid van uw toeleverancier een zeer bepalende factor. Het is raadzaam om hier strak op te sturen. Het meten van de servicegraad van uw toeleverancier kan op twee verschillende manieren:

On Time In Full

De eerste methode is een procentuele meting waarin je kijkt hoeveel orders op tijd geleverd zijn, uitgedrukt in een percentage. Een variant hierop is de On Time In Full-meting (OTIF) waarin ook de compleetheid van orders wordt meegenomen. Het nadeel is echter dat “op tijd leveren” even zwaar weegt als “compleet leveren”. Dit probleem kunnen we oplossen door tijdigheid en compleetheid apart te meten. (Zie ook Durlinger [2016]).
Een procentuele meting geeft een goed, kwalitatief beeld van de leverancierprestaties. Het nadeel is dat we deze methode niet goed kunnen gebruiken voor het bepalen van de benodigde veiligheidsvoorraden.

Levertijdafwijking

Deze tweede methode is gebaseerd op de “levertijdafwijkingverdeling”. Van elke order(regel) van de
leverancier bepalen we de levertijdafwijking (dagen te vroeg, te laat of op tijd). Vervolgens kunnen we een frequentiediagram maken en de gemiddelde levertijdafwijking en de standaardafwijking van de levertijdafwijking bepalen (zie figuur 1).

Het is verstandig om naast OTIF ook altijd op deze manier te meten. De gemiddelde levertijdafwijking en de standaardafwijking kunnen direct worden gebruikt voor het bepalen van de veiligheidsvoorraad.

Lees ook de blog Hoe meet je de servicegraad?

4 Welke seriegroottes eist uw leverancier?

Wanneer u een order plaatst bij uw leverancier wilt u dat doen in een seriegrootte die het best bij u past. U kunt de voor u optimale bestelhoeveelheid uitrekenen door middel van de Economic Order Quantity (EOQ)-regel, die zoekt naar een minimum van totale bestel- en voorraadkosten.

Lees ook: Hoe bepaal  je de optimale seriegrootte?

Maar wat nu als de leverancier een andere seriegrootte hanteert die flink afwijkt van de uwe? Dan is het opnieuw tijd om u in zijn logistiek concept te verdiepen.

Voorraadgestuurd

Als uw leverancier een make-to-stock- of een deliver-from-stockconcept hanteert, zou er eigenlijk geen probleem moeten zijn. Uw leverancier zou helemaal geen EOQ hoeven te hanteren. Hij kan in principe per stuk leveren. Wanneer hij toch bepaalde restricties stelt aan bestelhoeveelheden, dan heeft dit met verpakkingsvorm, omdozen, pallets, etc. te maken en met de kosten die hij moet maken voor handling en orderadministratie. Maar hier is met enig overleg uit te komen.

Productiegestuurd

Als het logistiek concept van uw leverancier make-to-order is, ligt het wat anders. Producenten zullen omwille van capaciteitsoverwegingen vaak in een bepaalde seriegrootte móeten produceren. Maar een productieserie is niet hetzelfde als een afleverserie. Het feit dat hij in een bepaalde serie moet produceren, wil niet zeggen dat hij in dezelfde serie moet afleveren. Raam- of afroepcontracten zijn de oplossing. U moet de leverancier dan wél een afnamegarantie bieden. Hij zal dan in een grote serie kunnen produceren (efficiënt voor hem), maar in kleinere series aan u afleveren (efficiënt voor u).

5 Lange levertijden! Heeft u wel de juiste leverancier gekozen?

De levertijd van uw leverancier speelt een cruciale rol bij uw reactietijd naar de markt. Spullen uit China, Bangladesh en Myanmar mogen dan wel goedkoop zijn; het duurt een tijdje voordat ze hier zijn. Levertijden van twintig weken of meer zorgen ervoor dat uw reactievermogen naar de markt nul is; evenals de nauwkeurigheid van uw voorspellingen. Dus alleen als de vraag naar een product heel stabiel is en er geen grote veranderingen te verwachten zijn, kan een leverancier met lange levertijden handig zijn.

Dichter bij huis sourcen

Vreemd dat juist fashion-retailers vaak hun spullen uit het Verre Oosten halen en een half jaar van tevoren moeten gaan voorspellen wat de nieuwe mode (kleur) zal zijn. Zara heeft dit probleem al een tijdje opgelost door T-shirts etc. uit de verre landen te halen en de snel wisselende collecties uit Portugal, Marokko of Turkije. Daardoor is Zara in staat één of twee keer per maand van collectie te wisselen. De trend om dichter bij huis te sourcen is al ingezet.

Conclusie

U weet nu waar u staat, waar u aan moet werken en of u wel de juiste toeleveranciers heeft. De volgende stap is om samen met uw toeleveranciers een verbeterprogramma op te stellen en dit concreet te implementeren. U kunt bijvoorbeeld kijken of u niet een alternatief product (fast-mover) bij uw leverancier kunt kopen. U kunt onderzoeken waarom uw leverancier slecht presteert en hoe u kunt helpen dit te verbeteren (bijvoorbeeld door een betere forecast of commitment af te geven). Bij seriegroottes kunt u nagaan of er geen verschil gemaakt kan worden tussen productieseries en afleverseries. En ten slotte kunt u eens met leveranciers dichter bij huis gaan praten, om uw eigen reactiesnelheid naar uw eigen klant te behouden.

Als u bovenstaand proces goed hebt doorlopen, heeft u de basis gelegd voor een betere samenwerking met uw toeleveranciers. De eerste stap richting Supply Chain Collaboration is gezet.