Voorraadinformatie op verschillende platformen, hoe hou je het allemaal bij?

Veel bedrijven hebben meerdere verkoopkanalen, zoals winkels, webshops, call centers en een verkoopbinnendienst. Hoe hou je inzicht in de actuele, direct beschikbare en virtuele voorraad per kanaal? Hierover gaat de vierde blog van Sjoerd Leiker in zijn serie over Master Data Management.  

In mijn vorige blogs stonden we stil bij master data management, artikeldata met de juiste attributen, groepen, categorieën, enzovoort. Dankzij deze groeperingen en filtermogelijkheden kan ik voor diverse kanalen artikelen snel en makkelijk vinden en mijn klant hierover adviseren. In de praktijk wil je echter ook dat de kanalen in hun advisering rekening houden met je voorraadposities. Om zo omzetsnelheden te optimaliseren, de klant snel te kunnen leveren en restvoorraden te voorkomen.

Winkels, webshops, call centers en een verkoopbinnendienst, al deze kanalen hebben hun eigen voorraaddynamiek. Een winkel heeft voorraad, maar wat als een klant een artikel uit het schap pakt en er nog 10 minuten mee door de winkel loopt alvorens af te rekenen? Of neem een webshop met een hoog percentage retouren waarvan een deel snel weer beschikbaar komt in de voorraad (zogenaamde virtuele voorraad). Het is essentieel dat we in een omnichannel omgeving met een veelheid aan producten ook direct een juist inzicht hebben in de actuele beschikbare voorraad voor zo’n kanaal.

Neem eens de Bus!

In de huidige ICT-landschappen zie je veel applicaties die naast de artikelgegevens ook voorraadinformatie nodig hebben. Dit kan door een interface rechtstreeks of via een Bus op ERP/OMS. Ik adviseer om dit niet via je WMS applicatie te doen, aangezien WMS geen inzicht heeft in retouren, bestellingen, leadtimes en lopende orders. Het is belangrijk om het nut van een Bus voor dit soort interfacing te zien. Een Bus zorgt ervoor dat er één interface van ERP/OMS naar de Bus is, en dat allerhande applicaties zich kunnen abonneren op de masterdata, maar ook proactief voorraad op kunnen vragen. De Bus zorgt voor de distributie van de gevraagde data in het juiste format naar de betreffende applicatie.

Virtuele voorraad in beeld

Het voordeel van een ERP/OMS systeem ten aanzien van het opvragen van voorraadinformatie is dat dit systeem rekening kan houden met eerder genoemde virtuele voorraad, met retentietijden en -aantallen voor winkelvoorraad, maar ook met zachte reserveringen voor kanalen of klanten. Ofwel in het magazijn kan voorraad op één locatie liggen, echter deze voorraad ligt daar al zacht gereserveerd voor een kanaal. Zo kan bijvoorbeeld een website order nooit replenishment voorraad wegnemen voor een winkel en andersom. Dit is vooral handig als ruimte schaars is in het magazijn.

Stel jezelf eens de vraag hoe je om wil gaan met klanten die artikelen vragen die je niet hebt, maar die je wel voor ze kan “regelen”. Klanten willen one-stop-shopping, dus hoe volg ik anonieme artikelen door mijn logistieke proces en hoe zorg ik ervoor dat ik statistieken bij kan houden op deze producten? Wat als een andere klant morgen hetzelfde product ook wil hebben, hoe vind ik eerdere verkopen ervan dan terug? Met een algemeen 999999 artikelnummer wordt dit erg lastig. In mijn volgende blog (“Specials buiten assortiment”) leest u meer hierover.

Lees ook blog 1 uit deze serie: Beheer van een groeiend assortiment

Lees ook blog 2 uit deze serie: Wat kun je met een PIM-systeem?

Lees ook blog 3 uit deze serie: Master Data Management in de keten